Log ind
MedlemsvilkårPrivatlivspolitikDatabehandleraftaleCookiepolitik

Vilkår og betingelser for tjenesten

Senest opdateret: 24. september 2026 · Version 1.2

Velkommen til idbuddy. Disse vilkår og betingelser (»Vilkårene«) regulerer din adgang til og brug af vores webbaserede platform til medlemshåndtering, samlede CRM-dashboard, digitale wallet-værktøjer og tilhørende tjenester (samlet »Tjenesten«). Tjenesten ejes og drives af Byte Buddies AB, et svensk aktieselskab med organisationsnummer 559491-4979 og hjemsted i Malmø, Sverige (»idbuddy«, »vi«, »os« eller »vores«). Du kan kontakte os på info (at) idbuddy.io.

Ved at oprette en konto, gennemføre vores onboarding eller på anden måde bruge Tjenesten accepterer du Vilkårene. Hvis du accepterer Vilkårene på vegne af en virksomhed, en forening eller en anden organisation, bekræfter du, at du er bemyndiget til at forpligte organisationen, og »Kunden«, »du« eller »din« henviser da til den organisation. Hvis du ikke accepterer Vilkårene, må du ikke bruge Tjenesten. Før Tjenesten åbnes for dig, beder vi dig acceptere Vilkårene og vores privatlivspolitik, og vi registrerer, hvilken offentliggjort version du accepterede.

Kun erhvervsmæssig brug. Tjenesten tilbydes udelukkende til virksomheder, handlende, foreninger og andre organisationer til formål inden for deres erhvervs- eller organisationsvirksomhed. Ved at acceptere Vilkårene bekræfter du, at du ikke handler som forbruger. Privatpersoner køber ikke Tjenesten og er ikke Kunder efter Vilkårene; deres stilling som medlemmer og slutbrugere i en Kundes arbejdsområde beskrives i afsnit 3.4.

Du skal være mindst 18 år for at oprette en konto eller administrere et arbejdsområde. Vi kontrollerer ikke alderen, når en konto oprettes, så dette er et vilkår, du accepterer, og ikke en kontrol, Tjenesten udfører.

Kort og godt

Organisationer og medlemmer. Kort fortalt: de ti ting, der er værd at vide inden resten.
  • Dette er en aftale mellem din organisation og Byte Buddies AB. Medlemmer er ikke parter i den, skylder os intet og har deres egne vilkår på idbuddy.io/member-terms.
  • Tjenesten sælges kun til organisationer. Ved at acceptere bekræfter du, at du ikke handler som forbruger, og at du er mindst 18 år.
  • Din plan er et udgangspunkt, der dimensioneres efter, hvor mange medlemmer der har kontakt med jer i løbet af en måned. En travl måned gøres op højere, en stille måned lavere, og intet opkræves til en pris, som ikke er offentliggjort og står i din Ordre.
  • Vi fakturerer forud i svenske kroner med tredive dages betalingsfrist, og moms lægges oveni. Der er ingen selvbetjeningskasse, og vi gemmer intet betalingskort til dig.
  • Gebyrer for en periode, du allerede er begyndt på, refunderes ikke, medmindre Vilkårene siger andet.
  • Du opsiger skriftligt. En månedsplan slutter med den indeværende måned, en årsplan ved årsperiodens udløb.
  • Du er dataansvarlig for dine medlemmers persondata, og vi er din databehandler. Aftalen på idbuddy.io/dpa er en del af denne aftale.
  • Medlemsposter opbevares i EU. Afsendelse af e-mail indebærer en overførsel til USA på det grundlag, der er angivet i vores privatlivspolitik.
  • Hver besked, I sender, bærer en vej ud af den, og et medlem, der tager den, bliver ude, også selv om I importerer dem igen.
  • Vores ansvar er begrænset til de gebyrer, du har betalt i de tolv måneder før hændelsen, og en ændring, der er til ugunst for dig, træder først i kraft efter tredive dages varsel.

1. Definitioner

Organisationer og medlemmer. Kort fortalt: Nøglebegreber, der bruges i Vilkårene, defineret én gang, så resten af dokumentet forbliver letlæseligt.
  • »Kundedata« betyder alle data, herunder persondata om dine medlemmer og kontakter, som du eller dine slutbrugere uploader til, opbevarer i eller genererer gennem Tjenesten.
  • »DPA« betyder databehandleraftalen mellem dig og os i henhold til artikel 28 i GDPR, som udgør en integreret del af Vilkårene. Den er offentliggjort på idbuddy.io/dpa, og et eksemplar kan rekvireres på info (at) idbuddy.io.
  • »GDPR« betyder forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) samt gældende supplerende national lovgivning, herunder den svenske databeskyttelseslov (2018:218).
  • »Medlem« betyder en privatperson, hvis post findes i en Kundes medlemsdatabase, og/eller som har et digitalt wallet-pas udstedt gennem Tjenesten på Kundens vegne. Medlemmer bruger disse funktioner gratis og er ikke parter i Vilkårene.
  • »Medlemsvolumen« (Member Volume) betyder antallet af Medlemmer, der har kontakt med dit arbejdsområde i løbet af en kalendermåned. Kontakt vil sige, at et Medlem scannes ved jeres kasse, modtager et nyhedsbrev, I sender, bruger et tilbud eller samler et stempel. At opbevare en post er ikke kontakt. Det er det tal, din plan dimensioneres efter.
  • »Bestilling« betyder den skriftlige abonnementsbekræftelse, der aftales mellem os, når du tegner abonnement eller skifter plan, og som angiver din plan, din faktureringsperiode, din pris og eventuelle tilkøb.
  • »Arbejdsområde« betyder den organisationskonto, hvorigennem du bruger Tjenesten, herunder dens medlemmer, indstillinger og Kundedata.

2. Tjenesten

Organisationer og medlemmer. Kort fortalt: idbuddy er en app-fri, webbaseret platform til medlemshåndtering, digitale wallet-pas og medlemskommunikation. Vi holder den kørende, forbedrer den løbende og giver dig besked, før vi foretager ændringer, der væsentligt reducerer det, du har betalt for.

2.1 idbuddy leverer en app-fri, webbaseret platform, der forenkler medlemshåndtering, muliggør verifikation og samarbejde mellem organisationer og understøtter direkte medlemskommunikation. Kernekomponenterne omfatter:

  • Medlemshåndtering: dashboards til medlemslister, roller, filtrering og profilstatus.
  • Medlemsside: den side, hvert Medlem ser for jeres organisation, hvor I vælger om-teksten, åbningstiderne, fritekstblokken og hvilke af jeres tilbud og arrangementer der vises på den.
  • Digital wallet-grænseflade: standardiserede QR-pas, der leveres til Google Wallet på medlemmets telefon til identifikation og opdatering af stempelkort, uden download fra app-butik. Apple Wallet understøttes ikke. En scanner i jeres dashboard læser passene ved jeres kasse.
  • Stempelkort, tilbud og arrangementer: loyalitetsstempelkort, medlemstilbud med registrering af indløsninger samt arrangementsoversigter med oplysninger om sted og kort.
  • Check-in-formularer til arrangementer: navngivne lister med jeres egne felter, skrevet én gang og knyttet til de arrangementer, der har brug for dem, besvaret når et Medlem tilmelder sig, og læst tilbage som en deltagerliste.
  • Samarbejder: et tilbud, et arrangement eller et stempelkort, der drives sammen med en anden organisation, synligt for begge medlemskredse og gyldigt ved begges kasse. Det, I to deler, er selve elementet, ikke jeres medlemslister.
  • Kommunikationsmoduler: værktøjer til at skrive nyhedsbreve og sende dem til de Medlemmer, I vælger. Afsnit 10.3 angiver, hvordan de håndterer afmeldinger.
  • Værktøjer til fornyelse af medlemskaber og dataopbevaring: konfigurerbare fornyelsesplaner og opbevaringsperioder, beskrevet i afsnit 9.

2.2 Opdateringer og ændringer. Vi kan implementere opdateringer, sikkerhedsrettelser, funktionsjusteringer og tekniske ændringer for at vedligeholde og forbedre Tjenesten. Vi vil ikke væsentligt forringe kernefunktionaliteten i din betalte plan i en betalt periode uden mindst tredive (30) dages forudgående varsel; hvis en ændring væsentligt reducerer den kernefunktionalitet, du betaler for, kan du opsige det berørte abonnement og få en forholdsmæssig refusion for den uudnyttede rest af en forudbetalt periode.

2.3 Tilgængelighed. Vi tilstræber at holde Tjenesten tilgængelig til enhver tid, men garanterer ikke uafbrudt drift, og vi tilbyder på nuværende tidspunkt ikke et aftalt serviceniveau eller nogen oppetidsgaranti. Planlagt vedligeholdelse lægges, hvor det med rimelighed er muligt, uden for normal svensk kontortid og varsles på forhånd.

2.4 Betafunktioner. Funktioner mærket beta, preview eller tidlig adgang leveres til evaluering, kan ændres eller trækkes tilbage til enhver tid og er undtaget fra tilgængelighedsforpligtelser.

2.5 Gratisplan. Planen Community leveres gratis og kan ændres, begrænses eller nedlægges med rimeligt varsel. Afsnit 2.2 og 2.3 gælder ikke for gratisplanen. Den holdes altid til sin plan som beskrevet i afsnit 4.4: der står ingen betalingsmetode bag den, så en travl måned faktureres aldrig til jer.

3. Konti, sikkerhed og verifikation

Organisationer. Kort fortalt: Hold dine loginoplysninger sikre, giv os korrekte oplysninger, og fortæl os straks, hvis din konto kompromitteres. Du er ansvarlig for, hvad der sker gennem din autentificerede konto, medmindre fejlen ligger hos os.

3.1 Onboarding. For at beskytte platformen mod uautoriserede aktører opretter vi organisationskonti efter din anmodning, hvilket kan omfatte manuel verifikation før fuld aktivering. Du forpligter dig til at afgive korrekte, fuldstændige og aktuelle registreringsoplysninger og holde dem opdaterede.

3.2 Loginoplysninger. Du skal holde dine adgangsnøgler, hovedkonto, tilknyttede autentificeringsprofiler (f.eks. Google-login) og magic link-adgange sikre og fortrolige. Du er ansvarlig for al aktivitet, der udføres gennem dit autentificerede dashboard, undtagen i det omfang aktiviteten skyldes vores brud på Vilkårene eller en sikkerhedsfejl, som vi er ansvarlige for.

3.3 Kompromittering. Du skal straks underrette os på info (at) idbuddy.io, hvis du opdager et sikkerhedsbrud eller uautoriseret brug af din konto. Vi kan suspendere en konto, som vi med rimelighed anser for kompromitteret, mens vi undersøger sagen, og informerer dig uden unødig forsinkelse, når vi gør det.

3.4 Medlemmer og slutbrugere. Medlemmer bruger wallet-pas, indtjekninger, stempelkort og lignende funktioner gratis, som en facilitet, vi stiller til rådighed på dine vegne og efter dine instrukser. Medlemmer er ikke parter i Vilkårene, har ikke noget aftaleforhold med idbuddy i henhold til dem og skylder os ikke gebyrer. Forholdet mellem dig og dine Medlemmer, herunder medlemsvilkår, fordele, kommunikation og privatlivsinformation, definerer og håndterer du alene, og du er ansvarlig for at give Medlemmerne de vilkår og privatlivsmeddelelser, som loven kræver. Vi behandler Medlemmers persondata udelukkende som din databehandler efter afsnit 8 og DPA'en. Intet i dette afsnit forhindrer et Medlem i at udøve sine databeskyttelsesrettigheder, som du som dataansvarlig er ansvarlig for at efterkomme.

3.5 Automatiseret kontrol for misbrug. Kontooprettelse er underlagt en automatiseret kontrol for automatiserede klienter, som er beskrevet i afsnit 18 i vores privatlivspolitik. Den samme kontrol kører, når du logger ind, men intet login afvises på dens vurdering. Afvisninger gennemgås ikke én for én. Den afviste kan prøve igen eller oprette kontoen med Google, som ikke passerer kontrollen; bliver du ved med at blive afvist, kan du skrive til info (at) idbuddy.io, så ser vi på, hvad vores registrering af afvisninger viser.

4. Planer og priser

Organisationer. Kort fortalt: Din plan er et udgangspunkt, ikke et hårdt loft. Hver måned gøres op på den billigste plan, der dækkede de medlemmer, som havde kontakt med jer, op eller ned. Det koster ikke noget at opbevare poster. Vil I hellere slippe for at blive faktureret for en travl måned, kan I bede os holde jer til jeres plan i stedet.

4.1 Planer. Tjenesten tilbydes i volumenbaserede planer (i øjeblikket Community, Starter, Momentum, Growth, Pro og Ultimate). Hver plan dækker et Medlemsvolumen. Aktuelle planer, volumener og priser er offentliggjort på vores hjemmeside og bekræftes i din Bestilling.

4.2 Opbevaring af inaktive medlemmer. Medlemmer, der ikke har kontakt i løbet af en måned, tæller ikke med i den måneds Medlemsvolumen, uanset hvor længe deres poster bliver liggende i dit arbejdsområde. Afsnit 9 beskriver de opbevaringsværktøjer, du kan bruge til at fjerne poster, du ikke længere har brug for.

4.3 Sådan følger din plan jeres forbrug. Din plan er et udgangspunkt snarere end et hårdt loft. Ved udgangen af hver kalendermåned sammenligner vi månedens Medlemsvolumen med de offentliggjorte planer og gør måneden op på den billigste plan, hvis volumen dækkede den, hvilket kan være højere eller lavere end planen i din Bestilling. Der er intet gulv under dette: en måned, der er stille nok til at rummes i volumenet for Community, lander der. Med månedlig faktureringsperiode er den plan, måneden er gjort op på, den vi fakturerer for den følgende måned: en travl måned flytter jer op, en stille måned flytter jer ned igen, og I betaler for den plan, I faktisk brugte. Med årlig faktureringsperiode har I betalt året forud til planen i din Bestilling, og vi beder jer ikke om penge midt i perioden. I stedet giver hver måned, der gøres op under jeres plan, et tilgodehavende i jeres favør, og hver måned, der gøres op over den, giver et tillæg, begge beregnet som en tolvtedel af årsprisen for den plan, måneden blev gjort op på, og vi afregner nettobeløbet, når jeres årlige periode fornys, som et fradrag på fornyelsesfakturaen eller, hvis nettoet er et tillæg, som en tilføjelse til den. Intet opkræves til andre priser end dem, der er offentliggjort på vores hjemmeside og bekræftet i din Bestilling, bortset fra en rabat eller en længere betalingsfrist, som vi har aftalt skriftligt med jer, som fremgår af din Bestilling og anvendes på jeres fakturaer, så længe den gælder.

4.4 At bede os holde jer til en plan. Vil I hellere slippe for at blive faktureret for en travl måned, kan I skrive til os, så holder vi jer til planen i din Bestilling i stedet og fakturerer jer aldrig over den, uanset hvad månedens Medlemsvolumen ender på. En stille måned gøres stadig op lavere efter afsnit 4.3: at blive holdt til en plan beskytter jer mod at betale mere, aldrig mod at betale mindre. I kan også selv slå det til i jeres dashboard. Tjenesten forhindrer så jeres administratorer i at tilføje eller ændre begivenheder, tilbud og stempelkort, i at sende nyhedsbreve og i at åbne medlemslisten, så snart månedens Medlemsvolumen når planens volumen, i stedet for at lade måneden blive gjort op over den. Medlemmerne berøres aldrig, uanset hvad: de kan stadig melde sig ind, tjekke ind, samle stempler og bruge det, der allerede er offentliggjort. Planen Community fungerer altid sådan, da der ikke står nogen betalingsmetode bag den.

4.5 Sæsonbetingede og enkeltstående spidsbelastninger. Hvis du forventer en midlertidig spidsbelastning, hvad enten det er en festival, en hvervekampagne eller en medlemskampagne, så sig det til os i forvejen, og vi aftaler en midlertidig ordning for den periode i stedet for at flytte dig permanent til en højere plan.

4.6 Gennemsigtighed. Dit dashboard viser månedens Medlemsvolumen op mod planens volumen, fordelt på hvad medlemmerne gjorde, den plan måneden indtil videre er gjort op på, og med årlig faktureringsperiode det løbende tilgodehavende eller tillæg.

5. Gebyrer, betaling, skatter og prisændringer

Organisationer. Kort fortalt: Vi fakturerer forud i svenske kroner. Priser er eksklusive moms, medmindre andet er angivet. Hvis vi hæver priserne, varsler vi mindst 30 dage i forvejen, og du kan opsige, før stigningen træder i kraft.

5.1 Betaling. Abonnementsgebyrer faktureres forud for hver faktureringsperiode i svenske kroner (SEK) med en betalingsfrist på tredive (30) dage fra fakturadatoen, medmindre din Bestilling angiver andet. Vi har ingen selvbetjent betalingsløsning, og vi gemmer hverken betalingskort eller aftale om automatisk betalingstræk for din konto. Når en afsluttet måned gøres op over eller under din plan efter afsnit 4.3, fremgår reguleringen af din næste faktura for det abonnement eller, med årlig faktureringsperiode, af din fornyelsesfaktura.

5.2 Skatter. Medmindre andet er angivet, er priserne eksklusive moms og andre gældende skatter, som tillægges efter gældende sats. Du er ansvarlig for at oplyse et gyldigt momsnummer, hvor det er relevant for leverancer inden for EU.

5.3 For sen betaling. Hvis en ubestridt faktura forbliver ubetalt efter forfaldsdatoen, kan vi opkræve morarenter i overensstemmelse med den svenske rentelov (räntelagen, 1975:635) samt lovbestemte rykker- og inkassogebyrer. Vi kan suspendere Tjenesten ved fortsat manglende betaling efter mindst ti (10) dages skriftligt varsel; suspension fritager dig ikke for din betalingsforpligtelse.

5.4 Prisændringer. Vi kan ændre vores priser og planlofter. Ændringer træder for månedsplaner i kraft tidligst tredive (30) dage efter varsel og for årsplaner ved begyndelsen af din næste årsperiode. Hvis du ikke accepterer en prisstigning, kan du opsige med virkning fra den dato, stigningen ville træde i kraft.

5.5 Faktureringsindsigelser i god tro. Hvis du i god tro bestrider en opkrævning, skal du underrette os inden for tredive (30) dage fra fakturadatoen med rimelige detaljer. Vi suspenderer ikke Tjenesten på grund af det bestridte beløb under undersøgelsen, forudsat at ubestridte beløb betales til tiden.

6. Refusioner

Organisationer. Kort fortalt: Gebyrer for en periode, du allerede er begyndt på, refunderes ikke, medmindre Vilkårene lover andet: vores væsentlige misligholdelse, en væsentlig forringelse af Tjenesten eller langvarig force majeure.

6.1 Hovedregel om ingen refusion. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Vilkårene (herunder afsnit 2.2, 7.4 og 16) eller følger af ufravigelig lov, er abonnementsgebyrer, fornyelser og tilkøb ikke-refunderbare, og vi yder ikke forholdsmæssig tilbagebetaling for delvise abonnementsperioder, nedgraderinger eller frivillig kontolukning. Dette svarer til sædvanlig praksis for abonnementssoftware og gør det muligt for os at planlægge kapacitet forudsigeligt.

6.2 Nedgraderinger. Hvis du går ned til en lavere plan, får ændringen virkning ved begyndelsen af din næste faktureringsperiode. Vi udsteder ikke kredit eller refusion for resten af den igangværende periode.

7. Løbetid, opsigelse og ophør

Organisationer. Kort fortalt: Opsig ved skriftlig meddelelse til os; månedsplaner udløber ved månedens udgang, årsplaner ved årsperiodens udløb. Efter ophør har du 30 dage til at bede om en kopi af dine data, arbejdsområdet bliver stående, indtil de er gået, og derefter sletter vi dem.

7.1 Løbetid. Månedsabonnementer fornys automatisk hver kalendermåned; årsabonnementer fornys automatisk med tolv måneder ad gangen, medmindre de opsiges før fornyelsesdatoen. Vi sender en påmindelse før enhver årsfornyelse.

7.2 Din opsigelse. Du kan opsige når som helst ved skriftlig meddelelse til info (at) idbuddy.io. Opsigelsen får virkning ved udgangen af den igangværende faktureringsperiode (månedsplaner) eller den igangværende årsperiode (årsplaner). Afsnit 6 regulerer refusioner.

7.3 Vores ophævelse ved misligholdelse. Vi kan suspendere eller opsige Tjenesten, helt eller delvist, med øjeblikkelig virkning, hvis: (a) du væsentligt misligholder Vilkårene (herunder reglerne om acceptabel brug i afsnit 10) og, hvis misligholdelsen kan afhjælpes, ikke afhjælper den inden for fjorten (14) dage fra skriftligt påkrav; (b) du bliver insolvent eller genstand for konkurs eller rekonstruktion; eller (c) vi er forpligtet hertil ved lov eller påbud fra en kompetent myndighed. Hvor det er lovligt og praktisk muligt, giver vi varsel og mulighed for afhjælpning, før vi suspenderer eller opsiger. Suspension kan være delvis: vi kan fratage et arbejdsområde enkelte funktioner, herunder muligheden for at sende beskeder, uden at opsige det.

7.4 Din ophævelse ved misligholdelse. Du kan opsige med øjeblikkelig virkning, hvis vi væsentligt misligholder Vilkårene og ikke afhjælper det inden for fjorten (14) dage fra skriftligt påkrav. I så fald refunderer vi den forholdsmæssige del af forudbetalte gebyrer for perioden efter ophøret.

7.5 Virkning af ophør; dataeksport. Ved udløb eller ophør: (a) ophører din ret til at bruge Tjenesten; (b) kan du i tredive (30) dage skriftligt anmode om en eksport af Kundedata i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som vi udarbejder til dig, idet der ikke findes nogen selvbetjeningseksport i dashboardet, og vi lukker ikke arbejdsområdet, før disse tredive dage er gået; og (c) derefter sletter eller anonymiserer vi Kundedata uigenkaldeligt i overensstemmelse med DPA'en, medmindre opbevaring er påkrævet ved lov.

8. Dine data og GDPR: roller og ansvar

Organisationer og medlemmer. Kort fortalt: Du er dataansvarlig for dine medlemsdata; vi er din databehandler og handler kun efter dine instrukser i henhold til en databehandleraftale. Dine medlemsdata opbevares i EU. Vi står for de tekniske sikkerhedsforanstaltninger; du er ansvarlig for at have et retsgrundlag og være gennemsigtig over for dine medlemmer.

8.1 Roller

For alle Kundedata handler du som dataansvarlig og idbuddy som din databehandler i henhold til artikel 4, nr. 7–8, i GDPR. Vi behandler kun Kundedata efter dine dokumenterede instrukser, som de fremgår af Vilkårene, DPA'en og din konfiguration af Tjenesten, medmindre EU-ret eller svensk ret kræver andet. Vores egne medarbejdere har kun adgang til Kundedata for at drive, supportere og sikre Tjenesten, via en separat intern konsol, som kun navngivne medarbejdere kan nå. Hver handling, der foretages der, registreres: hvem der foretog den, hvornår og mod hvilken organisation eller person. Vi opbevarer den registrering i tolv måneder.

For vores egne konto-, fakturerings- og platformssikkerhedsdata handler vi som selvstændig dataansvarlig som beskrevet i vores privatlivspolitik, et separat dokument tilgængeligt på idbuddy.io/privacy på alle understøttede sprog.

8.2 Databehandleraftale

DPA'en er indarbejdet i Vilkårene ved henvisning og regulerer behandlingens genstand, varighed, art og formål, kategorier af registrerede og persondata, underdatabehandlere, tekniske og organisatoriske foranstaltninger, bistand med registreredes rettigheder, revisioner samt sletning eller tilbagelevering af data. Ved konflikt mellem DPA'en og Vilkårene vedrørende behandling af persondata har DPA'en forrang.

8.3 Dit ansvar som dataansvarlig

Brug af idbuddys værktøjer gør dig ikke i sig selv GDPR-kompatibel, og vi er ikke garant for efterlevelse. Du er fortsat ansvarlig for at: (a) have et retsgrundlag for indsamling og behandling af dine medlemmers persondata; (b) give gennemsigtighedsinformation til dine medlemmer; (c) efterkomme registreredes rettigheder og kommunikationspræferencer, herunder markedsføringssamtykke og afmeldinger; (d) gennemføre eventuelle påkrævede konsekvensanalyser; (e) hvor dine Medlemmer omfatter børn, overholde artikel 8 i GDPR og den gældende nationale aldersgrænse for samtykkebaseret behandling (13 år i Sverige efter kapitel 2, § 4 i den svenske databeskyttelseslov; mellem 13 og 16 år andre steder i EU/EØS), herunder at indhente forældresamtykke, hvor det kræves, idet det bemærkes, at Tjenesten ikke kontrollerer et Medlems alder: et Medlem kan vælge at tilføje en fødselsdato til sin profil og dele den med dig, men Tjenesten vurderer ikke alder på dine vegne; (f) føre egne fortegnelser over behandlingsaktiviteter, hvor artikel 30 i GDPR kræver det; og (g) hvor selve medlemskabet afslører en særlig kategori af persondata efter artikel 9 i GDPR, fastlægge, hvilken betingelse i artikel 9, stk. 2, du baserer behandlingen på, og håndtere din medlemsliste i overensstemmelse hermed.

8.4 Vores forpligtelser som databehandler

  • Opbevaring i EU: Kundedata, dvs. medlemsposter, medlemskaber, interaktionshistorik og uploadede filer, opbevares i en EU-region. Nogle af de leverandører, der driver dele af Tjenesten, er etableret uden for EU/EØS, og navnlig e-mailudsendelse indebærer en overførsel til USA. Afsnit 11 og 12 i vores privatlivspolitik nævner hver enkelt af disse leverandører og angiver den overførselsmekanisme efter kapitel V, der anvendes for hver af dem. Vi tilføjer ikke en overførsel uden en gyldig mekanisme efter kapitel V i GDPR og en tilsvarende opdatering af DPA'en.
  • Sikkerhed: vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32 i GDPR, herunder kryptering under transmission og i hvile, adskillelse mellem kunder håndhævet i databasen, autorisation på serversiden ved enhver skrivning, adgangskontrol og logning, som nærmere beskrevet i DPA'en.
  • Underretning om brud: vi underretter dig uden unødig forsinkelse, efter at vi er blevet bekendt med et persondatabrud, der berører Kundedata, og giver de oplysninger, der med rimelighed er nødvendige for dine forpligtelser efter artikel 33–34 i GDPR.
  • Underdatabehandlere: den aktuelle liste over underdatabehandlere, med hver enkelts jurisdiktion og rolle, er offentliggjort i afsnit 11 i vores privatlivspolitik og vedligeholdes i DPA'en. Vi underretter dig i god tid om planlagte tilføjelser eller udskiftninger og giver dig mulighed for at gøre indsigelse som fastsat i DPA'en.
  • Bistand: under hensyntagen til behandlingens art bistår vi dig med registreredes anmodninger, konsekvensanalyser og høringer af tilsynsmyndigheder som fastsat i DPA'en. Et Medlem kan hente sin egen kopi i medlemsappen uden at involvere dig. En kopi af dit arbejdsområde udarbejder vi på anmodning; der findes ingen selvbetjeningseksport i dit dashboard.
  • Fortrolighed: personer med bemyndigelse til at behandle Kundedata er underlagt fortrolighedsforpligtelser.

9. Fornyelse af medlemskaber og værktøjer til dataopbevaring

Organisationer og medlemmer. Kort fortalt: Du kan opsætte en fornyelsesplan og en opbevaringsperiode, så poster, du ikke længere har brug for, fjernes automatisk. Du konfigurerer det, vi sender e-mail til de berørte medlemmer, og vi advarer ikke dig før en kørsel.

9.1 Formål. Tjenesten indeholder konfigurerbare arbejdsgange, der hjælper dig med at anvende GDPR's princip om opbevaringsbegrænsning. Du kan opsætte en fornyelsesplan, hvor medlemmer bliver bedt om at bekræfte deres medlemskab, og en opbevaringsperiode, hvorefter poster, der fortsat er inaktive, fjernes fra dit arbejdsområde.

9.2 Din konfiguration, vores udførelse. Disse arbejdsgange kører kun efter parametre, som du gennemgår, indstiller og udtrykkeligt accepterer; din konfiguration udgør din dokumenterede instruks til os som databehandler. Du er ansvarlig for, at de konfigurerede perioder svarer til de retlige, skattemæssige og branchespecifikke opbevaringskrav, der gælder for din organisation, herunder den bogføringsmæssige opbevaringsperiode for de medlemskontingenter, du har registreret, som for en svensk organisation er syv år efter kapitel 7, afsnit 2, i den svenske bogføringslov (1999:1078).

9.3 Sikkerhedsmekanismer. Hvis du har konfigureret en fornyelsesplan, sender Tjenesten e-mail til hvert berørt medlem, når bekræftelsen forfalder, registrerer på medlemskabet, at det er sket, og fjerner kun de medlemskaber uden administratorrolle, der stadig er ubekræftede, når fristen udløber. Dit dashboard viser for hvert medlem, om en bekræftelse er forfaldet, om medlemmet er blevet underrettet, og hvornår fristen udløber, og du kan ændre eller slå planen fra når som helst, før den udløber. Tjenesten advarer ikke administratorer på forhånd om en kørsel, tilbyder ingen mulighed for at sætte den på pause og fører ingen separat log over gennemførte kørsler, så eksportér det, du har brug for at beholde, før en frist udløber.

9.4 Standardindstillinger. Vi slår ikke disse arbejdsgange til for dig. Et arbejdsområde har ingen automatisk sletteplan, før en administrator opsætter en.

9.5 Ansvar. Forudsat at sikkerhedsmekanismerne i afsnit 9.3 har fungeret som beskrevet, er vi ikke ansvarlige for sletning af data udført i overensstemmelse med dine konfigurerede parametre. Dette begrænser ikke vores ansvar for sletning, der afviger fra din konfiguration eller fra afsnit 9.3, eller ansvar, der ikke kan fraskrives efter ufravigelig lov.

10. Acceptabel brug

Organisationer. Kort fortalt: Brug platformen lovligt. Send navnlig kun markedsføring til personer, der har givet gyldigt samtykke, eller som du lovligt må kontakte, og upload aldrig data, du ikke har ret til at behandle. Afmeldinger via linket respekteres for jer og overlever en ny import.

10.1 Du forpligter dig til ikke at bruge Tjenesten til at:

  • sende uønsket elektronisk markedsføring i strid med GDPR, ePrivacy-reglerne som gennemført i den svenske lov om elektronisk kommunikation (2022:482) eller den svenske markedsføringslov (marknadsföringslagen, 2008:486), herunder udsendelser til kontakter uden gyldigt retsgrundlag eller i strid med afmeldinger;
  • uploade eller behandle persondata, du ikke lovligt må behandle, herunder særlige kategorier af oplysninger efter artikel 9 i GDPR, medmindre en gyldig undtagelse finder anvendelse;
  • uploade skadelig kode, forsøge at få uautoriseret adgang til Tjenesten eller andre kunders data eller undersøge, scanne eller teste platformens sårbarhed uden vores skriftlige tilladelse;
  • videresælge, viderelicensere eller stille Tjenesten til rådighed for tredjeparter som servicebureau, medmindre din plan udtrykkeligt tillader det;
  • bruge Tjenesten til ulovlige, svigagtige, diskriminerende eller chikanerende formål eller på en måde, der krænker tredjeparts rettigheder.

10.2 Håndhævelse. Vi kan suspendere udsendelsesfunktioner eller konti, som vi med rimelighed vurderer overtræder dette afsnit, med anvendelse af varslings- og afhjælpningsproceduren i afsnit 7.3, hvor det er praktisk muligt. Vi overvåger ikke det indhold, du skriver i dine egne felter eller beskeder, så vores håndhævelse udløses af, hvad vi får oplyst, og hvad vi selv konstaterer, ikke af indholdskontrol.

10.3 Kommunikation og afmeldinger

Hver besked, Tjenesten sender på jeres vegne, bærer jeres organisations navn i afsenderfeltet, et afmeldingslink nederst og de ét-klik-headere, som en mailklient handler på uden at åbne beskeden. Et Medlem, der framelder sig, registreres som havende gjort indsigelse mod jeres udsendelser, og Tjenesten holder op med at sende til dem for jer. Den registrering overlever medlemskabet, så et Medlem, der melder sig ind igen, eller som I importerer på ny, forbliver frameldt, indtil de siger andet. Dine forpligtelser efter artikel 21, stk. 3, i GDPR og marknadsföringslagen (2008:486) gælder fortsat fuldt ud: Tjenesten handler på en indsigelse, der gøres via linket, ikke på en, der fremsættes over for jer ad anden vej.

Du er ansvarlig for de modtagere, du udvælger. Du vælger Medlemmer i dit arbejdsområde, og Tjenesten sender til adressen på hvert Medlems egen profil frem for til en adresse, der følger med anmodningen, så den kan ikke bruges til at nå nogen, der ikke er Medlem hos dig.

11. Immaterielle rettigheder

Organisationer. Kort fortalt: Vi ejer platformen; du ejer dine data. Du giver os kun den licens til dine data, der er nødvendig for at drive Tjenesten for dig, og ikke mere end det.

11.1 Vores rettigheder. Tjenesten, herunder software, design, dashboards, QR-pas-arkitektur, dokumentation og varemærker, er og forbliver Byte Buddies AB's og dets licensgiveres eksklusive ejendom. Vi giver dig en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig ret uden ret til underlicensering til at bruge Tjenesten i din abonnementsperiode til dine interne forretnings- eller organisationsformål i overensstemmelse med Vilkårene.

11.2 Dine data. Mellem parterne ejer du alle Kundedata. Du giver os en begrænset licens til at hoste, behandle, overføre og vise Kundedata udelukkende for at levere og sikre Tjenesten, overholde loven og i øvrigt efter dine instrukser. Vi sælger ikke Kundedata og bruger dem ikke til at træne maskinlæringsmodeller.

11.3 Aggregeret statistik. Vi kan generere aggregeret, anonymiseret brugsstatistik, der ikke identificerer dig eller nogen enkeltperson, og bruge den til at drive og forbedre Tjenesten.

11.4 Feedback. Hvis du giver forslag eller feedback, kan vi bruge dem uden begrænsning eller forpligtelse, forudsat at vi ikke identificerer dig uden samtykke.

12. Fortrolighed

Organisationer. Kort fortalt: Hver part holder den andens ikke-offentlige oplysninger hemmelige og bruger dem kun til formål inden for aftaleforholdet.

Hver part skal holde alle ikke-offentlige oplysninger modtaget fra den anden part i forbindelse med Tjenesten fortrolige, kun bruge dem til at opfylde Vilkårene og beskytte dem med mindst rimelig omhu. Forpligtelsen gælder ikke oplysninger, der er eller bliver offentlige uden misligholdelse, som lovligt var kendt før videregivelsen, som er udviklet uafhængigt, eller som skal videregives i henhold til lov eller påbud fra en kompetent myndighed, i hvilket tilfælde den videregivende part, hvor det er lovligt, underretter den anden part på forhånd. Dette afsnit gælder i tre (3) år efter ophør; forpligtelser vedrørende persondata gælder, så længe dataene opbevares.

13. Garantier og ansvarsfraskrivelser

Organisationer. Kort fortalt: Ud over de forpligtelser, vi udtrykkeligt påtager os i Vilkårene og DPA'en, leveres Tjenesten, som den er og forefindes.

13.1 Tjenesten leveres, som den er og forefindes, og som den er tilgængelig. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Vilkårene eller DPA'en, fraskriver vi os i det omfang, loven tillader, alle stiltiende garantier, herunder egnethed til et bestemt formål og ikke-krænkelse. Vi garanterer ikke, at Tjenesten er fejlfri eller uafbrudt, eller at den opfylder dine regulatoriske forpligtelser.

13.2 Ingen juridisk rådgivning. Oplysninger, skabeloner og automatiserede arbejdsgange i Tjenesten stilles til rådighed for nemheds skyld og udgør ikke juridisk rådgivning.

14. Skadesløsholdelse (kun erhvervskunder)

Organisationer. Kort fortalt: Hvis din ulovlige brug af platformen, for eksempel spam eller upload af data, du ikke havde ret til, fører til bøder eller krav mod os, dækker du omkostningerne.

Du skal forsvare og holde Byte Buddies AB skadesløs for tredjepartskrav, myndighedssanktioner og rimelige omkostninger (herunder rimelige advokatomkostninger), i det omfang de udspringer af: (a) Kundedata, du ikke havde ret til at behandle; (b) din elektroniske markedsføring eller medlemskommunikation i strid med gældende lov; eller (c) din brug af Tjenesten i strid med Vilkårene. I hvert enkelt tilfælde omfatter dette ikke krav, i det omfang de skyldes vores brud på Vilkårene eller DPA'en. Vi underretter dig straks om sådanne krav og lader dig styre forsvaret, forudsat at du ikke indgår forlig, der pålægger os forpligtelser uden vores samtykke.

15. Ansvarsbegrænsning

Organisationer. Kort fortalt: Vores ansvar er begrænset til, hvad du har betalt os i de 12 måneder forud for hændelsen, og ingen part er ansvarlig for indirekte tab. Begrænsningen gælder aldrig ved forsæt, grov uagtsomhed, personskade eller forhold, som loven ikke tillader begrænset.

15.1 Udelukkelse af indirekte tab. I det omfang loven tillader det, er ingen part ansvarlig over for den anden for indirekte tab, hændelige tab, særlige tab eller følgetab, herunder tabt fortjeneste, goodwill eller forventede besparelser.

15.2 Ansvarsloft. Vores samlede ansvar i forbindelse med Vilkårene, uanset retsgrundlag, kan ikke overstige de samlede gebyrer, du har betalt for Tjenesten i de tolv (12) måneder, der umiddelbart går forud for den ansvarspådragende hændelse, eller 5.000 SEK, hvis dette beløb er højere.

15.3 Undtagelser fra begrænsningen. Intet i Vilkårene udelukker eller begrænser nogen parts ansvar for: (a) død eller personskade; (b) forsæt eller grov uagtsomhed; (c) svig; (d) en parts skadesløsholdelsesforpligtelser efter afsnit 14; eller (e) ansvar, der ikke kan udelukkes eller begrænses efter ufravigelig lov, herunder hver parts ansvar over for registrerede efter artikel 82 i GDPR (fordelingen af databeskyttelsesansvar mellem parterne reguleres i DPA'en).

15.4 Dit ansvar. For klarhedens skyld er vi ikke ansvarlige for tab, der skyldes din egen mangelfulde håndtering af dine medlemsdatabaser, eller sanktioner pålagt dig som følge af din manglende opfyldelse af dine egne forpligtelser som dataansvarlig efter afsnit 8.3, undtagen i det omfang vi har bidraget til manglen gennem brud på Vilkårene eller DPA'en.

16. Force majeure

Organisationer. Kort fortalt: Ingen part hæfter for mangler forårsaget af begivenheder, der reelt ligger uden for dens kontrol, men betaling for allerede leverede ydelser skal fortsat erlægges.

Ingen part er ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse (bortset fra allerede forfaldne betalingsforpligtelser) forårsaget af omstændigheder uden for partens rimelige kontrol, herunder naturkatastrofer, krig, terrorisme, arbejdskonflikter, svigt i el- eller internetinfrastruktur, myndighedshandlinger eller omfattende svigt hos tredjeparts hostingleverandører, forudsat at den berørte part uden unødig forsinkelse underretter den anden og gør en rimelig indsats for at begrænse skaden. Hvis en force majeure-begivenhed varer mere end tredive (30) dage, kan hver part opsige det berørte abonnement, og forudbetalte gebyrer for den ikke-leverede periode refunderes.

17. Ændringer af Vilkårene

Organisationer. Kort fortalt: Hvis vi ændrer Vilkårene på en måde, der påvirker dig negativt, får du mindst 30 dages varsel og ret til at træde ud af aftalen, før ændringen træder i kraft.

Vi kan opdatere Vilkårene fra tid til anden. Væsentlige ændringer til ugunst for dig træder i kraft tidligst tredive (30) dage efter, at vi har offentliggjort en meddelelse i dashboardet hos hver administrator i dit arbejdsområde, som registrerer, hvornår hver af dem har læst den; ikke-væsentlige ændringer (f.eks. præciseringer, rettelser af skrivefejl eller ændringer krævet ved lov) kan træde i kraft straks. Hvis du ikke accepterer en væsentlig ændring til ugunst for dig, kan du opsige det berørte abonnement med virkning fra den dato, ændringen træder i kraft, og forudbetalte gebyrer for perioden efter ophøret refunderes da forholdsmæssigt. Fortsat brug efter ikrafttrædelsesdatoen udgør accept.

18. Generelle bestemmelser

Organisationer. Kort fortalt: Sædvanlige juridiske bestemmelser: overdragelse, meddelelser, ugyldighed og at dette dokument udgør hele aftalen.

18.1 Overdragelse. Du må ikke overdrage Vilkårene uden vores forudgående skriftlige samtykke, som ikke urimeligt kan nægtes. Vi kan overdrage Vilkårene til et koncernselskab eller i forbindelse med fusion, opkøb eller virksomhedsoverdragelse, forudsat at erhververen overtager vores forpligtelser, og at beskyttelsen i afsnit 8 og DPA'en fortsat gælder for Kundedata.

18.2 Meddelelser. Juridiske meddelelser til os sendes til info (at) idbuddy.io eller vores registrerede adresse. Meddelelser til dig offentliggøres i dashboardet hos hver administrator i dit arbejdsområde, hvor Tjenesten registrerer, hvem der har læst dem, og anses for modtaget den næste hverdag. Vi kan også skrive til en administrator pr. e-mail og gør det, når en meddelelse ikke kan vente til næste login.

18.3 Ugyldighed. Hvis en bestemmelse i Vilkårene af en kompetent domstol kendes ulovlig, ugyldig eller ikke håndhævelig, udskilles den pågældende bestemmelse (eller tilpasses, hvor det er muligt, i det mindst nødvendige omfang for at gøre den håndhævelig), og de øvrige bestemmelser forbliver i fuld kraft.

18.4 Intet afkald. En parts undladelse af at håndhæve en bestemmelse udgør ikke et afkald på retten til at håndhæve den senere.

18.5 Hele aftalen. Vilkårene udgør sammen med DPA'en og din Bestilling parternes fuldstændige aftale om Tjenesten og erstatter alle tidligere forslag, udkast og drøftelser. Ved konflikt gælder følgende rangorden: (1) DPA'en (for persondataspørgsmål), (2) Bestillingen, (3) Vilkårene. Privatlivspolitikken (tilgængelig på idbuddy.io/privacy) er en informationstekst efter artikel 13–14 i GDPR, der beskriver, hvordan vi behandler persondata; den er et separat dokument og ændrer ikke den kontraktmæssige ansvarsfordeling i Vilkårene eller DPA'en.

18.6 Markedsførings- og produktinformation. Beskrivelser af Tjenesten på vores hjemmeside, på vores FAQ-sider og i salgsmateriale er vejledende. Hvis en sådan beskrivelse er i strid med Vilkårene, din Bestilling eller DPA'en, har disse dokumenter forrang.

18.7 Fortsat gyldighed. Afsnit 6–8, 9.5 og 11–19 forbliver gældende efter ophør i relevant omfang.

18.8 Sprog. Vilkårene, privatlivspolitikken og DPA'en udgives hver især på engelsk, svensk, dansk og fransk. Alle versioner har samme indhold; ved uoverensstemmelser mellem sprogversionerne har den engelske version forrang i det omfang, gældende ret tillader det.

19. Lovvalg og tvister

Organisationer. Kort fortalt: Svensk ret finder anvendelse, og tvister afgøres af byretten i Malmø. Men kontakt os først: de fleste spørgsmål løses hurtigt og uformelt.

19.1 Lovvalg. Vilkårene er underlagt svensk materiel ret med undtagelse af dens lovvalgsregler.

19.2 Værneting. Enhver tvist, der udspringer af eller vedrører Vilkårene, afgøres endeligt af de almindelige svenske domstole med byretten i Malmø (Malmö tingsrätt) som første instans.

19.3 Vi opfordrer dig til først at kontakte os på info (at) idbuddy.io. De fleste spørgsmål kan løses hurtigt og uformelt.

20. Kontakt

Byte Buddies AB (org.nr. 559491-4979)

Hjemsted: Malmø, Sverige

E-mail: info (at) idbuddy.io