Logga in
MedlemsvillkorIntegritetspolicyPersonuppgiftsbiträdesavtalCookiepolicy

Allmänna villkor för tjänsten

Senast uppdaterad: 24 september 2026 · Version 1.2

Välkommen till idbuddy. Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) reglerar din åtkomst till och användning av vår webbaserade plattform för medlemshantering, samlade CRM-panel, digitala plånboksverktyg och tillhörande tjänster (gemensamt ”Tjänsten”). Tjänsten ägs och drivs av Byte Buddies AB, ett svenskt aktiebolag med organisationsnummer 559491-4979 och säte i Malmö, Sverige (”idbuddy”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”). Du når oss på info (at) idbuddy.io.

Genom att skapa ett konto, genomföra vår onboarding eller på annat sätt använda Tjänsten godkänner du Villkoren. Om du godkänner Villkoren för ett företag, en ideell förening eller annan organisation intygar du att du är behörig att binda organisationen, och ”Kunden”, ”du” eller ”din” avser då den organisationen. Om du inte godkänner Villkoren ska du inte använda Tjänsten. Innan Tjänsten öppnas för dig ber vi dig godkänna Villkoren och vår integritetspolicy, och vi registrerar vilken publicerad version du godkände.

Endast näringsverksamhet. Tjänsten erbjuds uteslutande till företag, handlare, ideella föreningar och andra organisationer, för ändamål inom deras närings- eller organisationsverksamhet. Genom att godkänna Villkoren bekräftar du att du inte agerar som konsument. Privatpersoner köper inte Tjänsten och är inte Kunder enligt Villkoren; deras ställning som medlemmar och slutanvändare i en Kunds arbetsyta beskrivs i avsnitt 3.4.

Du måste vara minst 18 år för att skapa ett konto eller administrera en arbetsyta. Vi kontrollerar inte åldern när ett konto skapas, så detta är ett villkor du godkänner och inte en kontroll som Tjänsten utför.

Kort och gott

Organisationer och medlemmar. Kort sagt: de tio sakerna att känna till innan resten.
  • Det här är ett avtal mellan din organisation och Byte Buddies AB. Medlemmar är inte parter i det, är oss inget skyldiga och har egna villkor på idbuddy.io/member-terms.
  • Tjänsten säljs endast till organisationer. Genom att godta bekräftar du att du inte agerar som konsument och att du är minst 18 år.
  • Din plan är en utgångspunkt som dimensioneras efter hur många medlemmar som är i kontakt med er under en månad. En full månad landar högre, en lugn månad lägre, och inget debiteras till ett pris som inte är publicerat och står i din Order.
  • Vi fakturerar i förskott i svenska kronor med trettio dagars betalningsvillkor, och moms tillkommer. Det finns ingen självbetjäningskassa och vi sparar inget betalkort åt dig.
  • Avgifter för en period du redan påbörjat återbetalas inte, utom där Villkoren säger annat.
  • Du säger upp skriftligen. En månadsplan löper ut med innevarande månad, en årsplan vid årsperiodens slut.
  • Du är personuppgiftsansvarig för dina medlemmars personuppgifter och vi är ditt personuppgiftsbiträde. Avtalet på idbuddy.io/dpa är en del av det här avtalet.
  • Medlemsposter lagras inom EU. Att skicka e-post innebär en överföring till USA, på den grund som anges i vår integritetspolicy.
  • Varje utskick ni skickar bär med sig en väg ut ur det, och en medlem som tar den stannar utanför även om ni importerar dem igen.
  • Vårt ansvar är begränsat till de avgifter du betalat under de tolv månaderna före händelsen, och en ändring som är till nackdel för dig träder i kraft först efter trettio dagars varsel.

1. Definitioner

Organisationer och medlemmar. Kort sagt: Nyckelbegrepp som används i Villkoren, definierade en gång så att resten av dokumentet förblir läsbart.
  • ”Kunddata” avser alla data, inklusive personuppgifter om dina medlemmar och kontakter, som du eller dina slutanvändare laddar upp till, lagrar i eller genererar genom Tjänsten.
  • ”DPA” avser personuppgiftsbiträdesavtalet mellan dig och oss enligt artikel 28 GDPR, vilket utgör en integrerad del av Villkoren. Det publiceras på idbuddy.io/dpa och en kopia tillhandahålls på begäran från info (at) idbuddy.io.
  • ”GDPR” avser förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen) samt tillämplig kompletterande nationell lagstiftning, inklusive den svenska dataskyddslagen (2018:218).
  • ”Medlem” avser en privatperson vars post finns i en Kunds medlemsdatabas och/eller som innehar ett digitalt plånbokspass utfärdat genom Tjänsten för Kundens räkning. Medlemmar använder dessa funktioner kostnadsfritt och är inte parter i Villkoren.
  • ”Medlemsvolym” avser antalet Medlemmar som är i kontakt med din arbetsyta under en kalendermånad. Kontakt innebär att en Medlem skannas i er kassa, tar emot ett nyhetsbrev ni skickar, använder ett erbjudande eller samlar en stämpel. Att lagra en post är inte kontakt. Det är den siffra som din plan dimensioneras efter.
  • ”Beställning” avser den skriftliga prenumerationsbekräftelse som vi kommer överens om när du tecknar eller byter plan, med angivande av din plan, din faktureringsperiod, ditt pris och eventuella tillägg.
  • ”Arbetsyta” avser det organisationskonto genom vilket du använder Tjänsten, inklusive dess medlemmar, inställningar och Kunddata.

2. Tjänsten

Organisationer och medlemmar. Kort sagt: idbuddy är en appfri, webbaserad plattform för medlemshantering, digitala plånbokspass och medlemskommunikation. Vi håller den igång, förbättrar den löpande och meddelar dig innan vi gör ändringar som väsentligt minskar det du betalat för.

2.1 idbuddy tillhandahåller en appfri, webbaserad plattform som förenklar medlemshantering, möjliggör verifiering och samarbete mellan organisationer samt stödjer direkt medlemskommunikation. Kärnkomponenterna omfattar:

  • Medlemshantering: paneler för medlemslistor, roller, filtrering och profilstatus.
  • Medlemssida: den sida varje Medlem ser för er organisation, där ni väljer om-texten, öppettiderna, fritextblocket och vilka av era erbjudanden och evenemang som visas på den.
  • Digitalt plånboksgränssnitt: standardiserade QR-pass som levereras till Google Wallet på medlemmens telefon för identifiering och uppdatering av stämpelkort, utan nedladdning från appbutik. Apple Wallet stöds inte. En skanner i er panel läser passen i er kassa.
  • Stämpelkort, erbjudanden och evenemang: digitala stämpelkort för lojalitet, medlemserbjudanden med uppföljning av inlösen samt evenemangslistor med plats- och kartuppgifter.
  • Incheckningsformulär för evenemang: namngivna listor med era egna fält, skrivna en gång och kopplade till de evenemang som behöver dem, besvarade när en Medlem anmäler sig och avlästa som en deltagarlista.
  • Samarbeten: ett erbjudande, ett evenemang eller ett stämpelkort som drivs tillsammans med en annan organisation, synligt för båda medlemskaderna och giltigt i bådas kassor. Det ni delar är objektet, inte era medlemslistor.
  • Kommunikationsmoduler: verktyg för att skriva nyhetsbrev och skicka dem till de Medlemmar ni väljer. Avsnitt 10.3 anger hur de hanterar avregistreringar.
  • Verktyg för medlemsförnyelse och datalagring: konfigurerbara förnyelsescheman och lagringstider, som beskrivs i avsnitt 9.

2.2 Uppdateringar och ändringar. Vi kan införa uppdateringar, säkerhetsrättelser, funktionsjusteringar och tekniska ändringar för att underhålla och förbättra Tjänsten. Vi kommer inte att väsentligt försämra kärnfunktionaliteten i din betalda plan under en betald period utan minst trettio (30) dagars föregående meddelande; om en ändring väsentligt minskar den kärnfunktionalitet du betalar för får du säga upp den berörda prenumerationen och erhålla en proportionell återbetalning för den outnyttjade återstoden av en förskottsbetald period.

2.3 Tillgänglighet. Vi strävar efter att alltid hålla Tjänsten tillgänglig men garanterar inte oavbruten drift, och vi erbjuder för närvarande inget avtalat servicenivååtagande och ingen garanterad upptid. Planerat underhåll förläggs där det rimligen är möjligt utanför normal svensk kontorstid och aviseras i förväg.

2.4 Betafunktioner. Funktioner märkta beta, förhandsversion eller tidig åtkomst tillhandahålls för utvärdering, kan ändras eller dras tillbaka när som helst och omfattas inte av tillgänglighetsåtaganden.

2.5 Gratisplan. Planen Community tillhandahålls kostnadsfritt och kan ändras, begränsas eller avvecklas med skäligt varsel. Avsnitten 2.2 och 2.3 gäller inte gratisplanen. Den hålls alltid till sin plan enligt avsnitt 4.4: det finns inget betalsätt bakom den, så en full månad faktureras aldrig till er.

3. Konton, säkerhet och verifiering

Organisationer. Kort sagt: Håll dina inloggningsuppgifter säkra, lämna korrekta uppgifter och meddela oss omedelbart om ditt konto komprometteras. Du ansvarar för vad som sker genom ditt autentiserade konto, om inte felet ligger hos oss.

3.1 Onboarding. För att skydda plattformen mot obehöriga aktörer skapas organisationskonton av oss efter din begäran, vilket kan innefatta manuell verifiering före full aktivering. Du åtar dig att lämna korrekta, fullständiga och aktuella registreringsuppgifter och att hålla dem uppdaterade.

3.2 Inloggningsuppgifter. Du ska hålla dina åtkomstnycklar, huvudkonto, kopplade autentiseringsprofiler (t.ex. Google-inloggning) och magic link-vägar säkra och konfidentiella. Du ansvarar för all aktivitet som sker genom din autentiserade instrumentpanel, utom i den mån aktiviteten beror på vårt brott mot Villkoren eller en säkerhetsbrist som vi ansvarar för.

3.3 Kompromettering. Du ska omgående meddela oss på info (at) idbuddy.io om du upptäcker en säkerhetsöverträdelse eller obehörig användning av ditt konto. Vi kan stänga av ett konto som vi skäligen misstänker vara komprometterat under vår utredning och informerar dig utan onödigt dröjsmål när vi gör det.

3.4 Medlemmar och slutanvändare. Medlemmar använder plånbokspass, incheckningar, stämpelkort och liknande funktioner kostnadsfritt, som en facilitet vi tillhandahåller för din räkning och enligt dina instruktioner. Medlemmar är inte parter i Villkoren, har inget avtalsförhållande med idbuddy enligt dem och är inte betalningsskyldiga gentemot oss. Relationen mellan dig och dina Medlemmar, inklusive medlemsvillkor, förmåner, kommunikation och integritetsinformation, definierar och hanterar du själv, och du ansvarar för att förse Medlemmar med de villkor och integritetsmeddelanden som lagen kräver. Vi behandlar Medlemmars personuppgifter uteslutande som ditt personuppgiftsbiträde enligt avsnitt 8 och DPA:t. Inget i detta avsnitt hindrar en Medlem från att utöva sina dataskyddsrättigheter, vilka du som personuppgiftsansvarig ansvarar för att tillgodose.

3.5 Automatiserade missbrukskontroller. Kontoskapande omfattas av en automatiserad kontroll av automatiserade klienter, som beskrivs i avsnitt 18 i vår integritetspolicy. Samma kontroll körs när du loggar in, men ingen inloggning nekas utifrån dess utlåtande. Avvisningar granskas inte en och en. Den som avvisats kan försöka igen, eller skapa kontot med Google, som inte passerar kontrollen; om det fortsätter att avvisas kan du skriva till info (at) idbuddy.io, så ser vi efter vad vår notering av avvisningar visar.

4. Planer och priser

Organisationer. Kort sagt: Din plan är en utgångspunkt, inte ett hårt tak. Varje månad landar på den billigaste plan som täckte de medlemmar som var i kontakt med er, uppåt eller nedåt. Att lagra poster kostar ingenting. Vill ni hellre slippa faktureras för en full månad kan ni be oss hålla er till er plan i stället.

4.1 Planer. Tjänsten erbjuds i volymbaserade planer (för närvarande Community, Starter, Momentum, Growth, Pro och Ultimate). Varje plan omfattar en Medlemsvolym. Aktuella planer, volymer och priser publiceras på vår webbplats och bekräftas i din Beställning.

4.2 Lagring av inaktiva medlemmar. Medlemmar som inte är i kontakt med er under en månad räknas inte mot den månadens Medlemsvolym, hur länge deras poster än ligger kvar i din arbetsyta. Avsnitt 9 beskriver de lagringsverktyg du kan använda för att ta bort poster som du inte längre behöver.

4.3 Så följer din plan er användning. Din plan är en utgångspunkt snarare än ett hårt tak. I slutet av varje kalendermånad jämför vi månadens Medlemsvolym med de publicerade planerna och låter månaden landa på den billigaste plan vars volym täckte den, vilket kan vara högre eller lägre än planen i din Beställning. Det finns inget golv under detta: en månad som är lugn nog att rymmas i volymen för Community landar där. Med månadsvis faktureringsperiod är det den plan månaden landat på som vi fakturerar för nästa månad: en full månad flyttar er uppåt, en lugn månad flyttar er tillbaka ned, och ni betalar för den plan ni faktiskt använde. Med årsvis faktureringsperiod har ni betalat året i förskott till planen i din Beställning, och vi ber er inte om pengar mitt i perioden. I stället ger varje månad som landar under er plan ett tillgodohavande till er förmån, och varje månad som landar över den ger ett tillägg, båda beräknade som en tolftedel av årspriset för den plan månaden landade på, och vi reglerar nettobeloppet när ert årsavtal förnyas, som ett avdrag på förnyelsefakturan eller, om nettot är ett tillägg, som ett påslag på den. Inget debiteras till något annat pris än de som publiceras på vår webbplats och bekräftas i din Beställning, med undantag för en rabatt eller en längre betalningsfrist som vi kommit överens med er om skriftligen, som anges i din Beställning och tillämpas på era fakturor så länge den gäller.

4.4 Att be oss hålla er till en plan. Vill ni hellre slippa faktureras för en full månad kan ni skriva till oss, så håller vi er till planen i din Beställning i stället och fakturerar er aldrig över den, oavsett vad månadens Medlemsvolym landar på. En lugn månad landar fortfarande lägre enligt avsnitt 4.3: att hållas till en plan skyddar er från att betala mer, aldrig från att betala mindre. Ni kan även ställa in det själva i instrumentpanelen. Tjänsten hindrar då era administratörer från att lägga till eller ändra event, erbjudanden och stämpelkort, från att skicka nyhetsbrev och från att öppna medlemslistan, så snart månadens Medlemsvolym når planens volym, i stället för att låta månaden landa över den. Medlemmarna påverkas aldrig, oavsett vilket: de kan fortfarande gå med, checka in, samla stämplar och använda det som redan är publicerat. Planen Community fungerar alltid så, eftersom det inte finns något betalsätt bakom den.

4.5 Säsongstoppar och enstaka toppar. Om du förväntar dig en tillfällig topp, oavsett om det handlar om en festival, en medlemsrekrytering eller en medlemskampanj, meddela oss i förväg, så kommer vi överens om en tillfällig lösning för den perioden i stället för att permanent flytta dig till en högre plan.

4.6 Transparens. Din instrumentpanel visar månadens Medlemsvolym mot planens volym, uppdelad efter vad medlemmarna gjorde, den plan månaden landat på hittills och, med årsvis faktureringsperiod, det löpande tillgodohavandet eller tillägget.

5. Avgifter, betalning, skatter och prisändringar

Organisationer. Kort sagt: Vi fakturerar i förskott i svenska kronor. Priser anges exklusive moms om inget annat sägs. Vid prishöjning får du minst 30 dagars varsel och kan säga upp innan höjningen träder i kraft.

5.1 Betalning. Prenumerationsavgifter faktureras i förskott för varje faktureringsperiod, i svenska kronor (SEK), med betalning inom trettio (30) dagar från fakturadatum om inte din Beställning anger annat. Vi tillhandahåller ingen självbetjäningskassa och lagrar inget betalkort eller autogiromedgivande för ditt konto. När en avslutad månad landar över eller under din plan enligt avsnitt 4.3 framgår justeringen av din nästa faktura för den prenumerationen eller, med årsvis faktureringsperiod, av din förnyelsefaktura.

5.2 Skatter. Om inget annat anges är priserna exklusive moms och andra tillämpliga skatter, som tillkommer enligt gällande skattesats. Du ansvarar för att lämna giltigt momsregistreringsnummer där det är relevant för EU-interna leveranser.

5.3 Sen betalning. Om en obestridd faktura inte betalas efter förfallodagen kan vi debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) samt lagstadgade påminnelse- och inkassoavgifter. Vi kan stänga av Tjänsten vid fortsatt utebliven betalning efter minst tio (10) dagars skriftligt varsel; avstängning befriar dig inte från betalningsskyldigheten.

5.4 Prisändringar. Vi kan ändra våra priser och nivågränser. Ändringar träder för månadsplaner i kraft tidigast trettio (30) dagar efter meddelande och för årsplaner vid början av din nästa årsperiod. Om du inte godtar en prishöjning kan du säga upp avtalet med verkan från den dag höjningen skulle träda i kraft.

5.5 Faktureringstvister i god tro. Om du i god tro bestrider en debitering ska du meddela oss inom trettio (30) dagar från fakturadatum med rimlig detaljering. Vi stänger inte av Tjänsten på grund av det bestridda beloppet under utredningen, förutsatt att obestridda belopp betalas i tid.

6. Återbetalningar

Organisationer. Kort sagt: Avgifter för en period som redan har inletts återbetalas inte, utom där Villkoren utlovar annat: vårt väsentliga avtalsbrott, en väsentlig försämring av Tjänsten eller långvarig force majeure.

6.1 Huvudregel. Utöver vad som uttryckligen anges i Villkoren (inklusive avsnitten 2.2, 7.4 och 16) eller följer av tvingande lag är prenumerationsavgifter, förnyelser och tilläggsköp inte återbetalningsbara, och vi ger inga proportionella återbetalningar för delvis utnyttjade prenumerationsperioder, nedgraderingar eller frivillig kontostängning. Detta motsvarar branschpraxis för prenumerationsbaserad programvara och gör att vi kan planera kapacitet förutsägbart.

6.2 Nedgraderingar. Om du byter till en lägre plan får ändringen verkan vid början av din nästa faktureringsperiod. Vi utfärdar ingen kredit eller återbetalning för återstoden av innevarande period.

7. Avtalstid, uppsägning och avslut

Organisationer. Kort sagt: Säg upp genom skriftligt meddelande till oss; månadsplaner löper ut vid månadens slut, årsplaner vid årsperiodens slut. Efter avslut har du 30 dagar på dig att begära en kopia av dina data, arbetsytan står kvar tills de har löpt ut, och därefter raderar vi dem.

7.1 Avtalstid. Månadsprenumerationer förnyas automatiskt varje kalendermånad; årsprenumerationer förnyas automatiskt med tolv månader i taget om de inte sägs upp före förnyelsedatumet. Vi skickar en påminnelse före varje årsförnyelse.

7.2 Din uppsägning. Du kan säga upp när som helst genom skriftligt meddelande till info (at) idbuddy.io. Uppsägningen får verkan vid utgången av innevarande faktureringsperiod (månadsplaner) respektive innevarande årsperiod (årsplaner). Avsnitt 6 reglerar återbetalningar.

7.3 Vår uppsägning vid avtalsbrott. Vi kan stänga av eller avsluta Tjänsten, helt eller delvis, med omedelbar verkan om: (a) du väsentligt bryter mot Villkoren (inklusive reglerna om godtagbar användning i avsnitt 10) och, om avtalsbrottet kan avhjälpas, inte avhjälper det inom fjorton (14) dagar från skriftligt meddelande; (b) du blir insolvent eller föremål för konkurs eller företagsrekonstruktion; eller (c) vi är skyldiga att göra det enligt lag eller beslut av behörig myndighet. Där det är lagligt och praktiskt möjligt lämnar vi varsel och möjlighet till rättelse innan vi stänger av eller avslutar. Avstängningen kan vara partiell: vi kan dra tillbaka enskilda funktioner från en arbetsyta, inklusive dess möjlighet att skicka utskick, utan att avsluta den.

7.4 Din uppsägning vid avtalsbrott. Du kan säga upp med omedelbar verkan om vi väsentligt bryter mot Villkoren och inte avhjälper det inom fjorton (14) dagar från skriftligt meddelande. I så fall återbetalar vi den proportionella delen av förskottsbetalda avgifter för perioden efter avslutet.

7.5 Verkan av avslut; dataexport. Vid utgång eller avslut: (a) upphör din rätt att använda Tjänsten; (b) kan du under trettio (30) dagar skriftligen begära en export av Kunddata i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, som vi tar fram åt dig, eftersom det inte finns någon självbetjäningsexport i instrumentpanelen, och vi stänger inte arbetsytan innan dessa trettio dagar har löpt ut; och (c) därefter raderar eller anonymiserar vi Kunddata oåterkalleligt i enlighet med DPA:t, utom där lagring krävs enligt lag.

8. Dina data och GDPR: roller och ansvar

Organisationer och medlemmar. Kort sagt: Du är personuppgiftsansvarig för dina medlemsuppgifter; vi är ditt personuppgiftsbiträde och agerar endast enligt dina instruktioner enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Dina medlemsuppgifter lagras inom EU. Vi står för de tekniska skyddsåtgärderna; du ansvarar för att ha rättslig grund och vara transparent mot dina medlemmar.

8.1 Roller

För all Kunddata agerar du som personuppgiftsansvarig och idbuddy som ditt personuppgiftsbiträde i den mening som avses i artikel 4.7–4.8 GDPR. Vi behandlar Kunddata endast enligt dina dokumenterade instruktioner, såsom de framgår av Villkoren, DPA:t och din konfiguration av Tjänsten, om inte EU-rätt eller svensk rätt kräver annat. Vår egen personal får åtkomst till Kunddata endast för att driva, ge stöd i och säkra Tjänsten, via en separat intern konsol som endast namngiven personal når. Varje åtgärd som vidtas där registreras: vem som vidtog den, när och mot vilken organisation eller person. Vi behåller den noteringen i tolv månader.

För våra egna konto-, fakturerings- och plattformssäkerhetsdata agerar vi som självständigt personuppgiftsansvarig enligt vår integritetspolicy, ett separat dokument som finns på idbuddy.io/privacy på alla stödda språk.

8.2 Personuppgiftsbiträdesavtal

DPA:t införlivas i Villkoren genom hänvisning och reglerar behandlingens föremål, varaktighet, art och ändamål, kategorier av registrerade och personuppgifter, underbiträden, tekniska och organisatoriska åtgärder, bistånd med registrerades rättigheter, granskningar samt radering eller återlämnande av data. Vid konflikt mellan DPA:t och Villkoren avseende behandling av personuppgifter har DPA:t företräde.

8.3 Ditt ansvar som personuppgiftsansvarig

Användning av idbuddys verktyg gör dig inte i sig GDPR-kompatibel, och vi är ingen efterlevnadsgarant. Du ansvarar fortsatt för att: (a) ha rättslig grund för insamling och behandling av dina medlemmars personuppgifter; (b) lämna transparensinformation till dina medlemmar; (c) tillgodose registrerades rättigheter och kommunikationspreferenser, inklusive marknadsföringssamtycke och avregistreringar; (d) genomföra eventuella konsekvensbedömningar som krävs; (e) när dina Medlemmar omfattar barn, uppfylla artikel 8 GDPR och den nationella åldersgräns som gäller för samtyckesbaserad behandling (13 år i Sverige enligt 2 kap. 4 § dataskyddslagen; mellan 13 och 16 år i övriga EU/EES), inklusive att inhämta vårdnadshavares samtycke där det krävs, med beaktande av att Tjänsten inte kontrollerar en Medlems ålder: en Medlem kan välja att lägga till ett födelsedatum i sin profil och dela det med dig, men Tjänsten bedömer inte ålder för din räkning; (f) föra egna register över behandlingsverksamhet där artikel 30 GDPR kräver det; samt (g) när själva medlemskapet avslöjar en särskild kategori av personuppgifter enligt artikel 9 GDPR, fastställa vilket villkor i artikel 9.2 du stöder dig på och hantera din medlemsförteckning i enlighet med det.

8.4 Våra åtaganden som personuppgiftsbiträde

  • EU-lagring: Kunddata, det vill säga medlemsposter, medlemskap, interaktionshistorik och uppladdade filer, lagras i en EU-region. Några av de leverantörer som driver delar av Tjänsten är etablerade utanför EU/EES, och särskilt e-postleveransen innebär en överföring till USA. Avsnitten 11 och 12 i vår integritetspolicy namnger varje sådan leverantör och anger vilken överföringsmekanism enligt kapitel V som tillämpas för var och en. Vi lägger inte till någon överföring utan att säkerställa en giltig mekanism enligt kapitel V GDPR och uppdatera DPA:t i enlighet därmed.
  • Säkerhet: vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR, inklusive kryptering under överföring och i vila, isolering mellan kunder som upprätthålls i databasen, behörighetskontroll på serversidan vid varje skrivning, åtkomstkontroller och loggning, såsom närmare beskrivs i DPA:t.
  • Incidentrapportering: vi underrättar dig utan onödigt dröjsmål efter att vi fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kunddata och tillhandahåller den information som rimligen behövs för dina skyldigheter enligt artiklarna 33–34 GDPR.
  • Underbiträden: den aktuella förteckningen över underbiträden, med varje underbiträdes jurisdiktion och roll, publiceras i avsnitt 11 i vår integritetspolicy och upprätthålls i DPA:t. Vi meddelar dig i god tid om planerade tillägg eller byten och ger dig möjlighet att invända enligt DPA:t.
  • Bistånd: med beaktande av behandlingens art bistår vi dig med registrerades förfrågningar, konsekvensbedömningar och samråd med tillsynsmyndigheter, enligt DPA:t. En Medlem kan ladda ned sin egen kopia från medlemsappen utan att blanda in dig. En kopia av din arbetsyta tar vi fram på begäran; det finns ingen självbetjäningsexport i din instrumentpanel.
  • Sekretess: personer med behörighet att behandla Kunddata omfattas av sekretessåtaganden.

9. Verktyg för medlemsförnyelse och datalagring

Organisationer och medlemmar. Kort sagt: Du kan ställa in ett förnyelseschema och en lagringstid så att poster du inte längre behöver tas bort automatiskt. Du konfigurerar det, vi mejlar de berörda medlemmarna, och vi varnar inte dig före en körning.

9.1 Syfte. Tjänsten innehåller konfigurerbara arbetsflöden som hjälper dig att tillämpa GDPR:s princip om lagringsminimering. Du kan ställa in ett förnyelseschema där medlemmar ombeds bekräfta sitt medlemskap och en lagringstid varefter poster som förblir inaktiva tas bort från din arbetsyta.

9.2 Din konfiguration, vårt utförande. Dessa arbetsflöden körs endast enligt parametrar som du granskar, ställer in och uttryckligen godkänner; din konfiguration utgör din dokumenterade instruktion till oss som personuppgiftsbiträde. Du ansvarar för att de konfigurerade tiderna motsvarar de rättsliga, skattemässiga och branschspecifika lagringskrav som gäller för din organisation, inklusive arkiveringstiden för bokföringen av de medlemsavgifter du har registrerat, som för en svensk organisation är sju år enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078).

9.3 Skyddsmekanismer. Om du har konfigurerat ett förnyelseschema skickar Tjänsten e-post till varje berörd medlem när bekräftelsen förfaller, registrerar på medlemskapet att så skett och tar bort endast de medlemskap utan administratörsroll som fortfarande är obekräftade när fristen löper ut. Din instrumentpanel visar för varje medlem om en bekräftelse förfallit, om medlemmen har underrättats och när fristen löper ut, och du kan ändra eller stänga av schemat när som helst innan det löper ut. Tjänsten varnar inte administratörer i förväg inför en körning, erbjuder ingen möjlighet att pausa den och för ingen separat logg över genomförda körningar, så exportera det du behöver behålla innan en frist löper ut.

9.4 Förvalt läge. Vi aktiverar inte dessa arbetsflöden för dig. En arbetsyta har inget automatiskt raderingsschema förrän en administratör konfigurerar ett.

9.5 Ansvar. Förutsatt att skyddsmekanismerna i avsnitt 9.3 har fungerat som beskrivet ansvarar vi inte för radering av data som utförts i enlighet med dina konfigurerade parametrar. Detta begränsar inte vårt ansvar för radering som avviker från din konfiguration eller från avsnitt 9.3, eller ansvar som inte kan friskrivas enligt tvingande lag.

10. Godtagbar användning

Organisationer. Kort sagt: Använd plattformen lagligt. Skicka i synnerhet marknadsföring endast till personer som lämnat giltigt samtycke eller som du lagligen får kontakta, och ladda aldrig upp data du saknar rätt att behandla. Avregistreringar via länken respekteras åt er och överlever en ny import.

10.1 Du åtar dig att inte använda Tjänsten för att:

  • skicka oönskad elektronisk marknadsföring i strid med GDPR, ePrivacy-reglerna i lagen om elektronisk kommunikation (2022:482) eller marknadsföringslagen (2008:486), inklusive utskick till kontakter utan giltig rättslig grund eller i strid med avregistreringar;
  • ladda upp eller behandla personuppgifter som du inte lagligen får behandla, inklusive särskilda kategorier av uppgifter enligt artikel 9 GDPR om inte ett giltigt undantag är tillämpligt;
  • ladda upp skadlig kod, försöka få obehörig åtkomst till Tjänsten eller andra kunders data, eller undersöka, skanna eller testa plattformens sårbarhet utan vårt skriftliga tillstånd;
  • återförsälja, vidarelicensiera eller tillhandahålla Tjänsten till tredje part som servicebyrå, utom där din plan uttryckligen tillåter det;
  • använda Tjänsten för olagliga, bedrägliga, diskriminerande eller trakasserande ändamål eller på ett sätt som gör intrång i tredje parts rättigheter.

10.2 Åtgärder vid överträdelse. Vi kan stänga av utskicksfunktioner eller konton som vi skäligen bedömer bryter mot detta avsnitt, med tillämpning av förfarandet för varsel och rättelse i avsnitt 7.3 där det är praktiskt möjligt. Vi övervakar inte innehållet som du skriver in i dina egna fält eller utskick, så våra åtgärder utlöses av vad vi får kännedom om och vad vi iakttar, inte av innehållsgranskning.

10.3 Kommunikation och avregistreringar

Varje meddelande Tjänsten skickar för er räkning bär er organisations namn i avsändarfältet, en avregistreringslänk längst ned och de rubrikfält för ett klick som en e-postklient agerar på utan att meddelandet öppnas. En Medlem som avregistrerar sig noteras ha invänt mot era utskick, och Tjänsten slutar skicka till dem åt er. Den noteringen överlever medlemskapet, så en Medlem som går med igen, eller som ni importerar på nytt, förblir avregistrerad tills de säger annat. Dina skyldigheter enligt artikel 21.3 GDPR och marknadsföringslagen (2008:486) gäller alltjämt fullt ut: Tjänsten agerar på en invändning som görs via länken, inte på en som framförs till er på annat sätt.

Du ansvarar för vilka mottagare du väljer. Du väljer Medlemmar i din arbetsyta, och Tjänsten skickar till adressen på varje Medlems egen profil snarare än till en adress som följer med begäran, så den kan inte användas för att nå någon som inte är Medlem hos dig.

11. Immateriella rättigheter

Organisationer. Kort sagt: Vi äger plattformen; du äger dina data. Du ger oss endast den licens till dina data som krävs för att driva Tjänsten åt dig, inget mer.

11.1 Våra rättigheter. Tjänsten, inklusive programvara, design, paneler, QR-passarkitektur, dokumentation och varumärken, är och förblir Byte Buddies AB:s och dess licensgivares exklusiva egendom. Vi ger dig en icke-exklusiv, icke överlåtbar rätt utan rätt till underlicensiering att använda Tjänsten under din prenumeration, för din interna affärs- eller organisationsverksamhet, i enlighet med Villkoren.

11.2 Dina data. Mellan parterna äger du all Kunddata. Du ger oss en begränsad licens att lagra, behandla, överföra och visa Kunddata uteslutande för att tillhandahålla och säkra Tjänsten, följa lag och i övrigt enligt dina instruktioner. Vi säljer inte Kunddata och använder den inte för att träna maskininlärningsmodeller.

11.3 Aggregerad statistik. Vi kan ta fram aggregerad, anonymiserad användningsstatistik som inte identifierar dig eller någon enskild individ och använda den för att driva och förbättra Tjänsten.

11.4 Återkoppling. Om du lämnar förslag eller återkoppling får vi använda dem utan begränsning eller ersättningsskyldighet, förutsatt att vi inte identifierar dig utan samtycke.

12. Sekretess

Organisationer. Kort sagt: Vardera parten håller den andres icke-offentliga information hemlig och använder den endast för ändamål inom avtalsförhållandet.

Vardera parten ska hemlighålla all icke-offentlig information som mottagits från den andra parten i samband med Tjänsten, endast använda den för att fullgöra Villkoren och skydda den med åtminstone skälig omsorg. Skyldigheten gäller inte information som är eller blir offentlig utan avtalsbrott, som lagligen var känd före utlämnandet, som utvecklats självständigt eller som måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut, i vilket fall den utlämnande parten, där det är lagligt, i förväg underrättar den andra parten. Detta avsnitt gäller i tre (3) år efter avtalets upphörande; skyldigheter avseende personuppgifter gäller så länge uppgifterna lagras.

13. Garantier och ansvarsfriskrivningar

Organisationer. Kort sagt: Utöver de åtaganden vi uttryckligen gör i Villkoren och DPA:t tillhandahålls Tjänsten i befintligt skick.

13.1 Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick och i mån av tillgänglighet. Utöver vad som uttryckligen anges i Villkoren eller DPA:t friskriver vi oss, i den utsträckning lagen tillåter, från alla underförstådda garantier, inklusive lämplighet för visst ändamål och frånvaro av intrång. Vi garanterar inte att Tjänsten är felfri eller oavbruten eller att den uppfyller dina regulatoriska skyldigheter.

13.2 Ingen juridisk rådgivning. Information, mallar och automatiserade arbetsflöden i Tjänsten tillhandahålls för bekvämlighet och utgör inte juridisk rådgivning.

14. Skadeslöshet (endast företagskunder)

Organisationer. Kort sagt: Om din olagliga användning av plattformen, till exempel skräppost eller uppladdning av data du saknade rätt till, leder till böter eller krav mot oss, står du för de kostnaderna.

Du ska försvara och hålla Byte Buddies AB skadeslöst mot tredjepartskrav, myndighetssanktioner och skäliga kostnader (inklusive skäliga ombudskostnader) i den mån de uppstår ur: (a) Kunddata som du saknade rätt att behandla; (b) din elektroniska marknadsföring eller medlemskommunikation i strid med tillämplig lag; eller (c) din användning av Tjänsten i strid med Villkoren. I varje enskilt fall omfattas dock inte krav i den mån de beror på vårt brott mot Villkoren eller DPA:t. Vi underrättar dig utan dröjsmål om sådana krav och ger dig kontrollen över försvaret, förutsatt att du inte ingår förlikning som ålägger oss förpliktelser utan vårt samtycke.

15. Ansvarsbegränsning

Organisationer. Kort sagt: Vårt ansvar är begränsat till vad du betalat oss under de 12 månader som föregår händelsen, och ingen part ansvarar för indirekta skador. Begränsningen gäller aldrig vid uppsåt, grov vårdslöshet, personskada eller sådant som enligt lag inte kan begränsas.

15.1 Undantag för indirekt skada. I den utsträckning lagen tillåter ansvarar ingen part gentemot den andra för indirekt skada, följdskada eller särskild skada, inklusive utebliven vinst, förlorad goodwill eller uteblivna besparingar.

15.2 Ansvarstak. Vårt sammanlagda ansvar med anledning av eller i samband med Villkoren, oavsett rättslig grund, ska inte överstiga de sammanlagda avgifter du betalat för Tjänsten under de tolv (12) månader som omedelbart föregår den händelse som ger upphov till ansvaret, eller 5 000 SEK om det beloppet är högre.

15.3 Undantag från begränsningen. Inget i Villkoren utesluter eller begränsar någon parts ansvar för: (a) dödsfall eller personskada; (b) uppsåt eller grov vårdslöshet; (c) bedrägeri; (d) en parts skadeslöshetsåtaganden enligt avsnitt 14; eller (e) ansvar som inte kan uteslutas eller begränsas enligt tvingande lag, inklusive vardera partens ansvar gentemot registrerade enligt artikel 82 GDPR (fördelningen av dataskyddsansvar mellan parterna regleras i DPA:t).

15.4 Ditt ansvar. För tydlighets skull ansvarar vi inte för förluster som beror på din egen bristfälliga hantering av dina medlemsdatabaser eller på sanktioner som ålagts dig till följd av att du inte uppfyllt ditt eget ansvar som personuppgiftsansvarig enligt avsnitt 8.3, utom i den mån vi bidragit till bristen genom brott mot Villkoren eller DPA:t.

16. Force majeure

Organisationer. Kort sagt: Ingen part ansvarar för brister som orsakas av händelser som verkligen ligger utanför dess kontroll, men betalning för redan levererade tjänster ska fortfarande erläggas.

Ingen part ansvarar för underlåtenhet eller dröjsmål med fullgörande (utom redan förfallna betalningsförpliktelser) som orsakas av omständigheter utanför partens rimliga kontroll, inklusive naturkatastrofer, krig, terrorism, arbetskonflikter, avbrott i el- eller internetinfrastruktur, myndighetsåtgärder eller omfattande fel hos tredjeparts driftleverantörer, förutsatt att den drabbade parten utan onödigt dröjsmål underrättar den andra parten och vidtar rimliga åtgärder för att begränsa följderna. Om en force majeure-händelse varar längre än trettio (30) dagar får vardera parten säga upp den berörda prenumerationen, och förskottsbetalda avgifter för den ej levererade perioden återbetalas.

17. Ändringar av Villkoren

Organisationer. Kort sagt: Om vi ändrar Villkoren på ett sätt som påverkar dig negativt får du minst 30 dagars varsel och rätt att lämna avtalet innan ändringen börjar gälla.

Vi kan uppdatera Villkoren från tid till annan. Väsentliga ändringar till din nackdel träder i kraft tidigast trettio (30) dagar efter att vi publicerat ett meddelande i instrumentpanelen hos varje administratör i din arbetsyta, som noterar när var och en av dem läst det; icke-väsentliga ändringar (t.ex. förtydliganden, rättelser av skrivfel eller ändringar som krävs enligt lag) kan träda i kraft omedelbart. Om du inte godtar en väsentlig ändring till din nackdel kan du säga upp den berörda prenumerationen med verkan från den dag ändringen träder i kraft, och förskottsbetalda avgifter för perioden efter avslutet återbetalas då proportionellt. Fortsatt användning efter ikraftträdandedagen utgör godkännande.

18. Allmänna bestämmelser

Organisationer. Kort sagt: Sedvanliga juridiska bestämmelser: överlåtelse, meddelanden, ogiltighet och att detta dokument utgör hela avtalet.

18.1 Överlåtelse. Du får inte överlåta Villkoren utan vårt föregående skriftliga samtycke, vilket inte oskäligen ska nekas. Vi får överlåta Villkoren till ett koncernbolag eller i samband med fusion, förvärv eller inkråmsöverlåtelse, förutsatt att förvärvaren övertar våra förpliktelser och att skyddet i avsnitt 8 och DPA:t fortsatt gäller för Kunddata.

18.2 Meddelanden. Rättsliga meddelanden till oss skickas till info (at) idbuddy.io eller vår registrerade adress. Meddelanden till dig publiceras i instrumentpanelen hos varje administratör i din arbetsyta, där Tjänsten noterar vilka som läst dem, och anses mottagna nästa vardag. Vi kan även skriva till en administratör via e-post, och gör det när ett meddelande inte kan vänta till nästa inloggning.

18.3 Ogiltighet. Om en bestämmelse i Villkoren av behörig domstol bedöms vara olaglig, ogiltig eller icke verkställbar ska den bestämmelsen avskiljas (eller, där det är möjligt, jämkas i minsta nödvändiga utsträckning för att bli verkställbar) och övriga bestämmelser fortsätta gälla fullt ut.

18.4 Inget avstående. Att en part underlåter att göra en bestämmelse gällande innebär inte att parten avstår från rätten att göra den gällande senare.

18.5 Fullständigt avtal. Villkoren utgör tillsammans med DPA:t och din Beställning parternas fullständiga avtal om Tjänsten och ersätter alla tidigare förslag, utkast och diskussioner. Vid konflikt gäller följande företrädesordning: (1) DPA:t (för personuppgiftsfrågor), (2) Beställningen, (3) Villkoren. Integritetspolicyn (tillgänglig på idbuddy.io/privacy) är en informationstext enligt artiklarna 13–14 GDPR som beskriver hur vi behandlar personuppgifter; den är ett separat dokument och ändrar inte den avtalsmässiga ansvarsfördelningen i Villkoren eller DPA:t.

18.6 Marknadsförings- och produktinformation. Beskrivningar av Tjänsten på vår webbplats, på våra sidor med vanliga frågor och i säljmaterial är avsedda som vägledning. Om en sådan beskrivning strider mot Villkoren, din Beställning eller DPA:t gäller de dokumenten.

18.7 Fortsatt giltighet. Avsnitten 6–8, 9.5 och 11–19 fortsätter att gälla efter avtalets upphörande i relevant utsträckning.

18.8 Språk. Villkoren, integritetspolicyn och DPA:t publiceras var och en på engelska, svenska, danska och franska. Alla versioner har samma innehåll; vid avvikelser mellan språkversionerna har den engelska versionen företräde i den utsträckning tillämplig lag tillåter.

19. Tillämplig lag och tvister

Organisationer. Kort sagt: Svensk rätt gäller och tvister prövas av Malmö tingsrätt. Men kontakta oss först: de flesta frågor löses snabbt och informellt.

19.1 Tillämplig lag. Villkoren regleras av svensk materiell rätt, med undantag för dess lagvalsregler.

19.2 Forum. Tvist med anledning av eller i samband med Villkoren ska slutligt avgöras av svensk allmän domstol med Malmö tingsrätt som första instans.

19.3 Vi uppmanar dig att först kontakta oss på info (at) idbuddy.io. De flesta frågor kan lösas snabbt och informellt.

20. Kontakt

Byte Buddies AB (org.nr 559491-4979)

Säte: Malmö, Sverige

E-post: info (at) idbuddy.io