Conditions générales de service

Dernière mise à jour : 24 septembre 2026 · Version 1.2

Bienvenue chez idbuddy. Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent votre accès à notre plateforme web de gestion des adhésions, à notre tableau de bord CRM unifié, à nos outils de portefeuille numérique et aux services associés (collectivement, le « Service »), ainsi que leur utilisation. Le Service est détenu et exploité par Byte Buddies AB, société à responsabilité limitée de droit suédois, numéro d'immatriculation 559491-4979, dont le siège est à Malmö, Suède (« idbuddy », « nous », « notre » ou « nos »). Vous pouvez nous joindre à info (at) idbuddy.io.

En créant un compte, en effectuant notre parcours d'intégration ou en utilisant le Service de toute autre manière, vous acceptez les Conditions. Si vous acceptez les Conditions pour le compte d'une société, d'une association à but non lucratif ou d'une autre organisation, vous confirmez être habilité à engager cette organisation, et « Client », « vous » ou « votre » désigne alors cette organisation. Si vous n'acceptez pas les Conditions, veuillez ne pas utiliser le Service. Avant que le Service ne vous soit ouvert, nous vous demandons d'accepter les Conditions et notre politique de confidentialité, et nous enregistrons la version publiée que vous avez acceptée.

Usage professionnel uniquement. Le Service est proposé exclusivement aux entreprises, commerçants, associations à but non lucratif et autres organisations, pour des finalités relevant de leur activité professionnelle ou organisationnelle. En acceptant les Conditions, vous confirmez que vous n'agissez pas en qualité de consommateur. Les particuliers n'achètent pas le Service et ne sont pas des Clients au sens des Conditions ; leur situation en tant que membres et utilisateurs finaux de l'espace de travail d'un Client est décrite à la section 3.4.

Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte ou administrer un espace de travail. Nous ne vérifions pas l'âge lors de la création d'un compte : il s'agit d'une condition que vous acceptez et non d'un contrôle effectué par le Service.

L'essentiel

Organisations et membres. En bref : les dix points à connaître avant le reste.

• Il s'agit d'un contrat entre votre organisation et Byte Buddies AB. Les membres n'y sont pas parties, ne nous doivent rien et disposent de leurs propres conditions sur idbuddy.io/member-terms.
• Le Service est vendu uniquement aux organisations. En acceptant, vous confirmez que vous n'agissez pas en qualité de consommateur et que vous avez au moins 18 ans.
• Votre plan est une base dimensionnée selon le nombre de membres qui interagissent avec vous au cours d'un mois. Un mois chargé se règle plus haut, un mois calme plus bas, et rien ne vous est facturé à un prix qui ne soit publié et inscrit dans votre Commande.
• Nous facturons d'avance en couronnes suédoises, payables sous trente jours, TVA en sus. Il n'y a pas de paiement en libre-service et nous ne conservons aucune carte bancaire pour vous.
• Les frais d'une période déjà commencée ne sont pas remboursés, sauf disposition contraire des Conditions.
• Vous résiliez par écrit. Un plan mensuel prend fin avec le mois en cours, un plan annuel à l'échéance de sa période.
• Vous êtes responsable du traitement des données personnelles de vos membres et nous sommes votre sous-traitant. L'accord publié sur idbuddy.io/dpa fait partie du présent contrat.
• Les enregistrements de membres sont stockés dans l'UE. L'envoi d'e-mails implique un transfert vers les États-Unis, sur la base indiquée dans notre politique de confidentialité.
• Chaque message que vous envoyez porte une sortie, et un membre qui l'emprunte le reste même si vous l'importez à nouveau.
• Notre responsabilité est plafonnée aux frais que vous avez payés au cours des douze mois précédant le fait générateur, et un changement qui vous est défavorable ne prend effet qu'après un préavis de trente jours.

1. Définitions

Organisations et membres. En bref : Les termes clés utilisés dans les Conditions, définis une seule fois pour que le reste du document reste lisible.

• « Données Client » désigne toutes les données, y compris les données personnelles de vos membres et contacts, que vous ou vos utilisateurs finaux téléchargez vers le Service, y stockez ou y générez.
• « DPA » désigne l'accord de traitement des données conclu entre vous et nous conformément à l'article 28 du RGPD, qui fait partie intégrante des Conditions. Il est publié à idbuddy.io/dpa et une copie est disponible sur demande à info (at) idbuddy.io.
• « RGPD » désigne le règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données), ainsi que la législation nationale complémentaire applicable, y compris la loi suédoise sur la protection des données (2018:218).
• « Membre » désigne un particulier dont l'enregistrement figure dans la base de membres d'un Client et/ou qui détient un pass de portefeuille numérique émis via le Service pour le compte de ce Client. Les Membres utilisent ces fonctionnalités gratuitement et ne sont pas parties aux Conditions.
• « Volume de Membres » désigne le nombre de Membres qui interagissent avec votre espace de travail au cours d'un mois civil. Interagir signifie qu'un Membre est scanné à votre comptoir, reçoit une newsletter que vous envoyez, utilise une offre ou collecte un tampon. Conserver un enregistrement n'est pas une interaction. C'est le chiffre sur lequel votre plan est calibré.
• « Commande » désigne la confirmation d'abonnement écrite convenue entre nous lorsque vous souscrivez un abonnement ou changez de plan, indiquant votre plan, votre période de facturation, votre prix et les éventuelles options.
• « Espace de travail » désigne le compte d'organisation via lequel vous utilisez le Service, y compris ses membres, ses paramètres et les Données Client.

2. Le Service

Organisations et membres. En bref : idbuddy est une plateforme web sans application pour la gestion des adhésions, les pass de portefeuille numérique et la communication avec les membres. Nous la maintenons, l'améliorons en continu et vous prévenons avant tout changement réduisant substantiellement ce pour quoi vous avez payé.

2.1 idbuddy fournit une plateforme web sans application conçue pour simplifier la gestion des adhésions, permettre la vérification et la collaboration entre organisations et soutenir la communication directe avec les membres. Les composants principaux comprennent :

• Gestion des membres : tableaux de bord pour les listes de membres, les rôles, le filtrage et les statuts de profil.
• Page membre : la page que chaque Membre voit pour votre organisation, où vous choisissez le texte de présentation, les horaires d'ouverture, le bloc de texte libre et celles de vos offres et de vos événements qui y figurent.
• Interface de portefeuille numérique : pass QR standardisés livrés dans Google Wallet sur le téléphone du membre pour l'identification et la mise à jour des cartes de fidélité, sans téléchargement depuis une boutique d'applications. Apple Wallet n'est pas pris en charge. Un scanner dans votre tableau de bord lit ces pass à votre comptoir.
• Cartes de fidélité, offres et événements : cartes de fidélité, offres réservées aux membres avec suivi des utilisations, et annonces d'événements précisant le lieu et les informations cartographiques.
• Formulaires d'inscription aux événements : listes nommées de vos propres champs, rédigées une fois et rattachées aux événements qui en ont besoin, remplies lorsqu'un Membre s'inscrit et relues sous forme de liste de participants.
• Collaborations : une offre, un événement ou une carte de fidélité menés conjointement avec une autre organisation, visibles par les deux communautés de membres et honorés à l'un comme à l'autre comptoir. Ce que vous partagez tous les deux, c'est l'élément, pas vos listes de membres.
• Modules de communication : outils pour rédiger des newsletters et les envoyer aux Membres que vous sélectionnez. La section 10.3 indique comment ils traitent les désinscriptions.
• Outils de renouvellement des adhésions et de conservation : calendriers de renouvellement et durées de conservation configurables, décrits à la section 9.

2.2 Mises à jour et modifications. Nous pouvons déployer des mises à jour, des correctifs de sécurité, des ajustements de fonctionnalités et des modifications techniques pour maintenir et améliorer le Service. Nous ne dégraderons pas substantiellement les fonctionnalités essentielles de votre plan payant pendant une période payée sans un préavis d'au moins trente (30) jours ; si une modification réduit substantiellement les fonctionnalités essentielles pour lesquelles vous payez, vous pouvez résilier l'abonnement concerné et obtenir un remboursement au prorata de la partie non utilisée de toute période prépayée.

2.3 Disponibilité. Nous nous efforçons de maintenir le Service disponible en permanence, sans toutefois garantir un fonctionnement ininterrompu, et nous ne proposons pas actuellement d'engagement contractuel de niveau de service ou de disponibilité. La maintenance planifiée est, dans la mesure du raisonnable, programmée en dehors des heures ouvrées suédoises et annoncée à l'avance.

2.4 Fonctionnalités bêta. Les fonctionnalités marquées bêta, aperçu ou accès anticipé sont fournies à des fins d'évaluation, peuvent être modifiées ou retirées à tout moment et sont exclues de tout engagement de disponibilité.

2.5 Plan gratuit. Le plan Community est fourni gratuitement et peut être modifié, limité ou supprimé moyennant un préavis raisonnable. Les sections 2.2 et 2.3 ne s'appliquent pas au plan gratuit. Il est toujours tenu à son plan comme décrit à la section 4.4 : aucun moyen de paiement ne se trouve derrière lui, de sorte qu'un mois chargé ne vous est jamais facturé.

3. Comptes, sécurité et vérification

Organisations. En bref : Protégez vos identifiants, fournissez-nous des informations exactes et prévenez-nous immédiatement si votre compte est compromis. Vous êtes responsable de ce qui se passe via votre compte authentifié, sauf si le problème vient de nous.

3.1 Intégration. Pour protéger la plateforme contre les acteurs non autorisés, les comptes d'organisation sont créés par nous à la suite de votre demande, ce qui peut inclure une vérification manuelle avant l'activation complète. Vous vous engagez à fournir des informations d'inscription exactes, complètes et à jour, et à les maintenir à jour.

3.2 Identifiants. Vous devez conserver vos clés d'accès, votre compte principal, vos profils d'authentification liés (par exemple la connexion Google) et vos liens magiques de manière sécurisée et confidentielle. Vous êtes responsable de toutes les activités effectuées via votre tableau de bord authentifié, sauf dans la mesure où une activité résulte de notre violation des Conditions ou d'une défaillance de sécurité qui nous est imputable.

3.3 Compromission. Vous devez nous informer sans délai à info (at) idbuddy.io si vous découvrez une violation de sécurité ou une utilisation non autorisée de votre compte. Nous pouvons suspendre un compte que nous estimons raisonnablement compromis pendant notre enquête et vous en informons sans retard injustifié.

3.4 Membres et utilisateurs finaux. Les Membres accèdent gratuitement aux pass de portefeuille, aux check-ins, aux cartes de fidélité et aux fonctionnalités similaires, en tant que facilité que nous fournissons pour votre compte et selon vos instructions. Les Membres ne sont pas parties aux Conditions, n'ont aucune relation contractuelle avec idbuddy en vertu de celles-ci et ne nous doivent aucun frais. La relation entre vous et vos Membres, y compris les conditions d'adhésion, les avantages, la communication et l'information sur la vie privée, relève de votre seule responsabilité, et il vous appartient de fournir aux Membres les conditions et notices de confidentialité exigées par la loi. Nous traitons les données personnelles des Membres exclusivement en qualité de sous-traitant pour votre compte, conformément à la section 8 et au DPA. Rien dans la présente section n'empêche un Membre d'exercer ses droits en matière de protection des données, qu'il vous appartient d'honorer en qualité de responsable du traitement.

3.5 Contrôles automatisés contre les abus. La création de compte fait l'objet d'un contrôle automatisé visant à détecter les clients automatisés, décrit à la section 18 de notre politique de confidentialité. Le même contrôle s'exécute lorsque vous vous connectez, mais aucune connexion n'est refusée sur son verdict. Les refus ne sont pas examinés un par un. La personne refusée peut réessayer, ou créer le compte avec Google, qui ne passe pas par le contrôle ; si le refus persiste, écrivez à info (at) idbuddy.io et nous regarderons ce que montre notre relevé des refus.

4. Plans et tarifs

Organisations. En bref : Votre plan est une base, pas un plafond rigide. Chaque mois se règle au niveau du plan le moins cher qui couvrait les membres ayant interagi avec vous, à la hausse comme à la baisse. Conserver des enregistrements ne coûte rien. Si vous préférez ne pas être facturés pour un mois chargé, demandez-nous de vous tenir à votre plan.

4.1 Plans. Le Service est proposé sous forme de plans fondés sur le volume (actuellement Community, Starter, Momentum, Growth, Pro et Ultimate). Chaque plan couvre un Volume de Membres. Les volumes, plans et prix en vigueur sont publiés sur notre site web et confirmés dans votre Commande.

4.2 Stockage des membres inactifs. Les membres qui n'interagissent pas au cours d'un mois ne comptent pas dans le Volume de Membres de ce mois, quelle que soit la durée pendant laquelle leurs enregistrements restent dans votre espace de travail. La section 9 décrit les outils de conservation que vous pouvez utiliser pour supprimer les enregistrements dont vous n'avez plus besoin.

4.3 Comment votre plan suit votre usage. Votre plan est une base et non un plafond rigide. À la fin de chaque mois civil, nous comparons le Volume de Membres du mois aux plans publiés et réglons le mois au niveau du plan le moins cher dont le volume l'a couvert, qui peut être supérieur ou inférieur au plan figurant dans votre Commande. Il n'y a aucun plancher : un mois assez calme pour tenir dans le volume du plan Community s'y règle. En période de facturation mensuelle, le plan retenu est celui que nous facturons pour le mois suivant : un mois chargé vous fait monter, un mois calme vous fait redescendre, et vous payez le plan que vous avez réellement utilisé. En période de facturation annuelle, vous avez payé l'année d'avance au plan figurant dans votre Commande et nous ne vous demandons pas d'argent en cours d'année. À la place, chaque mois qui se règle en dessous de votre plan génère un avoir en votre faveur et chaque mois qui se règle au-dessus génère un supplément, tous deux calculés comme un douzième du prix annuel du plan retenu pour le mois, et nous réglons le solde net au renouvellement de votre terme annuel, sous forme de réduction de votre facture de renouvellement ou, si le solde est un supplément, d'ajout à celle-ci. Rien ne vous est facturé à un prix autre que ceux publiés sur notre site web et confirmés dans votre Commande, hormis une remise ou un délai de paiement plus long convenu avec vous par écrit, qui figure dans votre Commande et s'applique à vos factures tant qu'il reste en vigueur.

4.4 Nous demander de vous tenir à un plan. Si vous préférez ne pas être facturés pour un mois chargé, écrivez-nous et nous vous tiendrons au plan figurant dans votre Commande, sans jamais vous facturer au-dessus, quel que soit le Volume de Membres du mois. Un mois calme redescend malgré tout conformément à la section 4.3 : être tenu à un plan vous protège de payer plus, jamais de payer moins. Vous pouvez aussi l'activer vous-même dans votre tableau de bord. Le Service empêche alors vos administrateurs d'ajouter ou de modifier des événements, des offres et des cartes de fidélité, d'envoyer des newsletters et d'ouvrir la liste des membres dès que le Volume de Membres du mois atteint le volume de votre plan, plutôt que de laisser le mois se régler au-dessus. Les membres ne sont jamais affectés dans un cas comme dans l'autre : ils peuvent toujours adhérer, s'enregistrer, collecter des tampons et utiliser ce qui est déjà publié. Le plan Community fonctionne toujours ainsi, puisqu'aucun moyen de paiement ne se trouve derrière lui.

4.5 Pics saisonniers et ponctuels. Si vous anticipez un pic temporaire, qu'il s'agisse d'un festival, d'une campagne de recrutement ou d'une campagne d'adhésion, prévenez-nous à l'avance et nous conviendrons d'un aménagement temporaire pour cette période plutôt que de vous faire passer durablement à un plan supérieur.

4.6 Transparence. Votre tableau de bord affiche le Volume de Membres du mois au regard du volume de votre plan, ventilé selon ce que les membres ont fait, le plan auquel le mois s'est réglé jusqu'ici et, en période de facturation annuelle, l'avoir ou le supplément en cours.

5. Frais, paiement, taxes et modifications de prix

Organisations. En bref : Nous facturons d'avance en couronnes suédoises. Les prix s'entendent hors TVA sauf indication contraire. En cas de hausse de prix, nous donnons un préavis d'au moins 30 jours et vous pouvez résilier avant son entrée en vigueur.

5.1 Paiement. Les frais d'abonnement sont facturés d'avance pour chaque période de facturation, en couronnes suédoises (SEK), payables dans les trente (30) jours suivant la date de facture, sauf mention contraire dans votre Commande. Nous n'utilisons pas de tunnel de paiement en libre-service et ne conservons ni carte de paiement ni mandat de prélèvement pour votre compte. Lorsqu'un mois achevé se règle au-dessus ou en dessous de votre plan au titre de la section 4.3, l'ajustement figure sur votre facture suivante pour cet abonnement ou, en période de facturation annuelle, sur votre facture de renouvellement.

5.2 Taxes. Sauf indication contraire, les prix s'entendent hors TVA et autres taxes applicables, ajoutées au taux légal. Il vous appartient de fournir un numéro de TVA valide lorsque cela est pertinent pour les livraisons intracommunautaires.

5.3 Retard de paiement. Si une facture non contestée demeure impayée après son échéance, nous pouvons facturer des intérêts de retard conformément à la loi suédoise sur les intérêts (räntelagen, 1975:635) ainsi que les frais légaux de relance et de recouvrement. Nous pouvons suspendre le Service en cas de défaut de paiement persistant après un préavis écrit d'au moins dix (10) jours ; la suspension ne vous libère pas de votre obligation de paiement.

5.4 Modifications de prix. Nous pouvons modifier nos prix et plafonds de plans. Les modifications prennent effet, pour les plans mensuels, au plus tôt trente (30) jours après notification et, pour les plans annuels, au début de votre période annuelle suivante. Si vous n'acceptez pas une hausse de prix, vous pouvez résilier avec effet à la date à laquelle la hausse s'appliquerait.

5.5 Contestations de bonne foi. Si vous contestez de bonne foi un montant facturé, informez-nous dans les trente (30) jours suivant la date de facture en précisant les motifs de manière raisonnablement détaillée. Nous ne suspendrons pas le Service au titre du montant contesté pendant notre examen, sous réserve du paiement ponctuel des montants non contestés.

6. Remboursements

Organisations. En bref : Les frais afférents à une période déjà commencée ne sont pas remboursables, sauf lorsque les Conditions le prévoient expressément : manquement substantiel de notre part, dégradation substantielle du Service ou force majeure prolongée.

6.1 Règle de non-remboursement. Sauf disposition expresse des Conditions (y compris les sections 2.2, 7.4 et 16) ou exigence de la loi impérative, les frais d'abonnement, renouvellements et achats d'options ne sont pas remboursables, et nous n'accordons pas de restitution au prorata pour les périodes d'abonnement partielles, les rétrogradations ou la fermeture volontaire de compte. Cela correspond aux pratiques usuelles des logiciels par abonnement et nous permet de provisionner la capacité de manière prévisible.

6.2 Rétrogradations. Si vous passez à un plan inférieur, le changement prend effet au début de votre période de facturation suivante. Nous n'émettons ni avoir ni remboursement pour le reste de la période en cours.

7. Durée, résiliation et fin du contrat

Organisations. En bref : Résiliez en nous écrivant ; les plans mensuels prennent fin à la clôture du mois en cours, les plans annuels à la fin de la période annuelle. Après la fin du contrat, vous disposez de 30 jours pour nous demander une copie de vos données, l'espace de travail reste en place jusqu'à leur terme, puis nous les supprimons.

7.1 Durée. Les abonnements mensuels se renouvellent automatiquement chaque mois civil ; les abonnements annuels se renouvellent automatiquement par périodes successives de douze mois, sauf résiliation avant la date de renouvellement. Nous envoyons un rappel avant tout renouvellement annuel.

7.2 Résiliation par vous. Vous pouvez résilier à tout moment par notification écrite à info (at) idbuddy.io. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours (plans mensuels) ou de la période annuelle en cours (plans annuels). La section 6 régit les remboursements.

7.3 Résiliation par nous pour manquement. Nous pouvons suspendre ou résilier le Service, en tout ou partie, avec effet immédiat si : (a) vous violez substantiellement les Conditions (y compris les règles d'utilisation acceptable de la section 10) et, si le manquement est réparable, ne le corrigez pas dans les quatorze (14) jours suivant une mise en demeure écrite ; (b) vous devenez insolvable ou faites l'objet d'une procédure de faillite ou de restructuration ; ou (c) la loi ou une décision d'une autorité compétente nous y oblige. Lorsque cela est légal et praticable, nous donnons un préavis et une possibilité de remédiation avant de suspendre ou de résilier. La suspension peut être partielle : nous sommes en mesure de retirer certaines fonctionnalités d'un espace de travail, y compris sa capacité à envoyer des messages, sans le résilier.

7.4 Résiliation par vous pour manquement. Vous pouvez résilier avec effet immédiat si nous violons substantiellement les Conditions et ne corrigeons pas le manquement dans les quatorze (14) jours suivant une mise en demeure écrite. Dans ce cas, nous remboursons la part proratisée des frais prépayés couvrant la période postérieure à la résiliation.

7.5 Effets de la fin du contrat ; export des données. À l'expiration ou à la résiliation : (a) votre droit d'utiliser le Service cesse ; (b) pendant trente (30) jours, vous pouvez nous demander par écrit un export des Données Client dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, que nous produisons pour vous, aucun export en libre-service n'existant dans le tableau de bord, et nous ne fermons pas l'espace de travail avant l'expiration de ces trente jours ; et (c) passé ce délai, nous supprimons ou anonymisons irréversiblement les Données Client conformément au DPA, sauf obligation légale de conservation.

8. Vos données et le RGPD : rôles et responsabilités

Organisations et membres. En bref : Vous êtes le responsable du traitement pour les données de vos membres ; nous sommes votre sous-traitant et n'agissons que sur vos instructions, dans le cadre d'un accord de traitement des données. Les données de vos membres sont hébergées dans l'UE. Nous assurons les garanties techniques ; il vous appartient de disposer d'une base légale et d'être transparent envers vos membres.

8.1 Rôles

Pour l'ensemble des Données Client, vous agissez en qualité de responsable du traitement et idbuddy en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4, points 7 et 8, du RGPD. Nous traitons les Données Client uniquement sur vos instructions documentées, telles qu'elles résultent des Conditions, du DPA et de votre configuration du Service, sauf si le droit de l'UE ou le droit suédois exige autre chose. Notre personnel n'accède aux Données Client que pour exploiter le Service, en assurer le support et le sécuriser, via une console interne distincte accessible aux seuls membres du personnel nommément désignés. Chaque action qui y est entreprise est enregistrée : qui l'a entreprise, quand, et à l'égard de quelle organisation ou de quelle personne. Nous conservons cet enregistrement douze mois.

Pour nos propres données de compte, de facturation et de sécurité de la plateforme, nous agissons en qualité de responsable du traitement indépendant, comme décrit dans notre politique de confidentialité, document distinct disponible sur idbuddy.io/privacy dans toutes les langues prises en charge.

8.2 Accord de traitement des données

Le DPA est incorporé aux Conditions par référence et régit l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de personnes concernées et de données personnelles, les sous-traitants ultérieurs, les mesures techniques et organisationnelles, l'assistance à l'exercice des droits des personnes concernées, les audits, ainsi que la suppression ou la restitution des données. En cas de conflit entre le DPA et les Conditions concernant le traitement de données personnelles, le DPA prévaut.

8.3 Vos responsabilités en tant que responsable du traitement

L'utilisation des outils d'idbuddy ne vous rend pas, à elle seule, conforme au RGPD, et nous ne sommes pas garants de votre conformité. Vous demeurez responsable de : (a) disposer d'une base légale pour la collecte et le traitement des données personnelles de vos membres ; (b) fournir les informations de transparence à vos membres ; (c) honorer les droits des personnes concernées et leurs préférences de communication, y compris le consentement au marketing et les désinscriptions ; (d) réaliser toute analyse d'impact requise ; (e) lorsque vos Membres comprennent des enfants, respecter l'article 8 du RGPD et le seuil d'âge national applicable au traitement fondé sur le consentement (13 ans en Suède selon le chapitre 2, section 4 de la loi suédoise sur la protection des données ; entre 13 et 16 ans ailleurs dans l'UE/EEE), y compris obtenir le consentement parental lorsque requis, étant précisé que le Service ne vérifie pas l'âge d'un Membre : un Membre peut choisir d'ajouter une date de naissance à son profil et de la partager avec vous, mais le Service n'apprécie pas l'âge pour votre compte ; (f) tenir vos propres registres des activités de traitement lorsque l'article 30 du RGPD l'exige ; et (g) lorsque l'adhésion à votre organisation révèle en elle-même une catégorie particulière de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD, identifier la condition dont vous relevez au titre de l'article 9, paragraphe 2, et traiter votre liste en conséquence.

8.4 Nos engagements en tant que sous-traitant

• Hébergement dans l'UE : les Données Client, c'est-à-dire les enregistrements de membres, les adhésions, l'historique des interactions et les fichiers téléchargés, sont stockées dans une région de l'UE. Certains des prestataires qui exploitent des composants du Service sont établis en dehors de l'UE/EEE, et l'acheminement des e-mails implique en particulier un transfert vers les États-Unis. Les sections 11 et 12 de notre politique de confidentialité nomment chacun de ces prestataires et indiquent le mécanisme de transfert du chapitre V retenu pour chacun d'eux. Nous n'ajouterons aucun transfert sans disposer d'un mécanisme valide au titre du chapitre V du RGPD et sans mettre à jour le DPA en conséquence.
• Sécurité : nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au titre de l'article 32 du RGPD, y compris le chiffrement en transit et au repos, un cloisonnement des espaces de travail imposé au niveau de la base de données, une autorisation côté serveur pour chaque écriture, des contrôles d'accès et la journalisation, comme décrit plus en détail dans le DPA.
• Notification des violations : nous vous informons sans retard injustifié après avoir eu connaissance d'une violation de données personnelles affectant des Données Client et fournissons les informations raisonnablement nécessaires à l'exécution de vos obligations au titre des articles 33 et 34 du RGPD.
• Sous-traitants ultérieurs : la liste à jour des sous-traitants ultérieurs, avec pour chacun sa juridiction et son rôle, est publiée à la section 11 de notre politique de confidentialité et tenue dans le DPA. Nous vous notifions en temps utile les ajouts ou remplacements envisagés et vous donnons la possibilité de vous y opposer selon les modalités du DPA.
• Assistance : compte tenu de la nature du traitement, nous vous assistons pour les demandes des personnes concernées, les analyses d'impact et les consultations des autorités de contrôle, selon les modalités du DPA. Un Membre peut télécharger sa propre copie depuis l'application membre sans vous solliciter. Une copie de votre espace de travail est produite par nous sur demande ; il n'existe aucun export en libre-service dans votre tableau de bord.
• Confidentialité : les personnes autorisées à traiter les Données Client sont tenues par des obligations de confidentialité.

9. Outils de renouvellement des adhésions et de conservation des données

Organisations et membres. En bref : Vous pouvez définir un calendrier de renouvellement et une durée de conservation afin que les enregistrements dont vous n'avez plus besoin soient supprimés automatiquement. C'est vous qui le configurez, nous envoyons un e-mail aux membres concernés, et nous ne vous avertissons pas avant une exécution.

9.1 Finalité. Le Service comprend des flux configurables qui vous aident à appliquer le principe de limitation de la conservation du RGPD. Vous pouvez définir un calendrier de renouvellement invitant les membres à confirmer leur adhésion, ainsi qu'une durée de conservation au terme de laquelle les enregistrements restés inactifs sont supprimés de votre espace de travail.

9.2 Votre configuration, notre exécution. Ces flux ne s'exécutent que selon les paramètres que vous examinez, définissez et acceptez expressément ; votre configuration constitue votre instruction documentée à notre égard en tant que sous-traitant. Il vous appartient de vous assurer que les durées configurées correspondent aux exigences légales, fiscales et sectorielles de conservation applicables à votre organisation, y compris la durée de conservation comptable des cotisations que vous avez enregistrées, qui est de sept ans pour une organisation suédoise en application du chapitre 7, section 2, de la loi comptable suédoise (1999:1078).

9.3 Garanties. Lorsque vous avez configuré un calendrier de renouvellement, le Service envoie un e-mail à chaque membre concerné à l'échéance de sa confirmation, enregistre sur l'adhésion qu'il l'a fait, et ne supprime que les adhésions sans rôle d'administrateur qui restent non confirmées à la fin du délai de grâce. Votre tableau de bord indique, pour chaque membre, si une confirmation est due, si ce membre a été notifié et quand son délai de grâce se termine, et vous pouvez modifier ou désactiver le calendrier à tout moment avant son expiration. Le Service n'avertit pas les administrateurs avant une exécution, n'offre aucune commande pour la suspendre et ne conserve aucun journal distinct des exécutions achevées : exportez donc ce que vous devez conserver avant la fin d'un délai de grâce.

9.4 Paramètres par défaut. Nous n'activons pas ces flux à votre place. Un espace de travail n'a aucun calendrier de suppression automatique tant qu'un administrateur n'en a pas configuré un.

9.5 Responsabilité. Sous réserve que les garanties de la section 9.3 aient fonctionné comme décrit, nous ne sommes pas responsables de la suppression de données effectuée conformément à vos paramètres configurés. Cela ne limite pas notre responsabilité en cas de suppression s'écartant de votre configuration ou de la section 9.3, ni toute responsabilité ne pouvant être exclue en vertu de la loi impérative.

10. Utilisation acceptable

Organisations. En bref : Utilisez la plateforme légalement. En particulier, n'envoyez du marketing qu'aux personnes ayant valablement consenti ou que vous pouvez légalement contacter, et ne téléchargez jamais de données que vous n'avez pas le droit de traiter. Les désinscriptions faites par le lien sont respectées pour vous et survivent à une nouvelle importation.

10.1 Vous vous engagez à ne pas utiliser le Service pour :

• envoyer du marketing électronique non sollicité en violation du RGPD, des règles ePrivacy transposées dans la loi suédoise sur les communications électroniques (2022:482) ou de la loi suédoise sur les pratiques commerciales (marknadsföringslagen, 2008:486), y compris contacter des personnes sans base légale valide ou ignorer les désinscriptions ;
• télécharger ou traiter des données personnelles que vous n'êtes pas légalement autorisé à traiter, y compris des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, sauf exception valable ;
• télécharger du code malveillant, tenter d'accéder sans autorisation au Service ou aux données d'autres clients, ou sonder, scanner ou tester la vulnérabilité de la plateforme sans notre autorisation écrite ;
• revendre, sous-licencier ou fournir le Service à des tiers en tant que bureau de services, sauf autorisation expresse de votre plan ;
• utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses, discriminatoires ou de harcèlement, ou d'une manière portant atteinte aux droits de tiers.

10.2 Mise en application. Nous pouvons suspendre les fonctionnalités d'envoi ou les comptes dont nous estimons raisonnablement qu'ils violent la présente section, en suivant, lorsque cela est praticable, la procédure de mise en demeure et de remédiation de la section 7.3. Nous ne surveillons pas le contenu que vous saisissez dans vos propres champs ou messages : notre action repose donc sur les signalements que nous recevons et sur ce que nous constatons, non sur une inspection du contenu.

10.3 Communications et désinscriptions

Chaque message que le Service envoie pour votre compte porte le nom de votre organisation dans la ligne d'expéditeur, un lien de désinscription en pied de message et les en-têtes en un clic sur lesquels un logiciel de messagerie agit sans même ouvrir le message. Un Membre qui se désinscrit est enregistré comme s'étant opposé à vos envois, et le Service cesse de lui écrire pour vous. Cet enregistrement survit à l'adhésion : un Membre qui réadhère, ou que vous importez de nouveau, reste désinscrit jusqu'à ce qu'il en décide autrement. Vos obligations au titre de l'article 21, paragraphe 3, du RGPD et de marknadsföringslagen (2008:486) s'appliquent toujours pleinement : le Service agit sur une opposition formée par le lien, non sur une opposition qui vous est adressée par une autre voie.

Il vous appartient de choisir vos destinataires. Vous sélectionnez des Membres de votre espace de travail, et le Service envoie à l'adresse figurant sur le profil de chaque Membre plutôt qu'à une adresse transmise avec la demande, de sorte qu'il ne peut pas servir à atteindre une personne qui n'est pas Membre chez vous.

11. Propriété intellectuelle

Organisations. En bref : Nous possédons la plateforme ; vous possédez vos données. Vous ne nous accordez sur vos données que la licence strictement nécessaire pour exploiter le Service pour votre compte, rien de plus.

11.1 Notre propriété. Le Service, y compris ses logiciels, son design, ses tableaux de bord, son architecture de pass QR, sa documentation et ses marques, est et demeure la propriété exclusive de Byte Buddies AB et de ses concédants. Nous vous accordons un droit non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d'utiliser le Service pendant votre abonnement, pour vos besoins internes professionnels ou organisationnels, conformément aux Conditions.

11.2 Vos données. Entre les parties, vous êtes propriétaire de toutes les Données Client. Vous nous accordez une licence limitée pour héberger, traiter, transmettre et afficher les Données Client aux seules fins de fournir et de sécuriser le Service, de respecter la loi et d'exécuter vos instructions. Nous ne vendons pas les Données Client et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique.

11.3 Statistiques agrégées. Nous pouvons produire des statistiques d'utilisation agrégées et anonymisées ne permettant d'identifier ni vous ni aucun individu, et les utiliser pour exploiter et améliorer le Service.

11.4 Retours. Si vous nous transmettez des suggestions ou des retours, nous pouvons les utiliser sans restriction ni obligation, sous réserve de ne pas vous identifier sans consentement.

12. Confidentialité

Organisations. En bref : Chaque partie garde secrètes les informations non publiques de l'autre et ne les utilise qu'aux fins de la relation contractuelle.

Chaque partie garde confidentielles toutes les informations non publiques reçues de l'autre dans le cadre du Service, ne les utilise que pour exécuter les Conditions et les protège avec au moins un soin raisonnable. Cette obligation ne s'applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans manquement, qui étaient légitimement connues avant leur divulgation, qui sont développées de manière indépendante ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi ou sur ordre d'une autorité compétente, auquel cas la partie divulgatrice en informe préalablement l'autre partie, lorsque la loi le permet. La présente section survit trois (3) ans après la fin du contrat ; les obligations relatives aux données personnelles subsistent tant que les données sont conservées.

13. Garanties et exclusions

Organisations. En bref : Au-delà des engagements que nous prenons expressément dans les Conditions et le DPA, le Service est fourni « en l'état ».

13.1 Le Service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité ». Sauf disposition expresse des Conditions ou du DPA, nous excluons, dans toute la mesure permise par la loi, toutes les garanties implicites, y compris l'adéquation à un usage particulier et l'absence de contrefaçon. Nous ne garantissons pas que le Service sera exempt d'erreurs ou ininterrompu, ni qu'il satisfera à vos obligations réglementaires.

13.2 Pas de conseil juridique. Les informations, modèles et flux automatisés du Service sont fournis à titre de commodité et ne constituent pas un conseil juridique.

14. Garantie d'indemnisation (clients professionnels uniquement)

Organisations. En bref : Si votre utilisation illicite de la plateforme, par exemple du spam ou le téléchargement de données auxquelles vous n'aviez pas droit, nous vaut des amendes ou des poursuites, vous en supportez les coûts.

Vous défendrez et indemniserez Byte Buddies AB contre les réclamations de tiers, les sanctions administratives et les coûts raisonnables (y compris les honoraires d'avocat raisonnables) dans la mesure où ils résultent : (a) de Données Client que vous n'aviez pas le droit de traiter ; (b) de votre marketing électronique ou de vos communications aux membres effectués en violation du droit applicable ; ou (c) de votre utilisation du Service en violation des Conditions. Dans chacun de ces cas, sont exclues les réclamations dans la mesure où elles résultent de notre violation des Conditions ou du DPA. Nous vous notifions promptement toute réclamation de ce type et vous laissons diriger la défense, à condition que vous ne concluiez pas de transaction nous imposant des obligations sans notre consentement.

15. Limitation de responsabilité

Organisations. En bref : Notre responsabilité est plafonnée à ce que vous nous avez payé au cours des 12 mois précédant l'événement, et aucune partie n'est responsable des pertes indirectes. Le plafond ne s'applique jamais en cas de faute intentionnelle, de négligence grave, de dommage corporel ou de ce que la loi interdit de limiter.

15.1 Exclusion des dommages indirects. Dans toute la mesure permise par la loi, aucune partie n'est responsable envers l'autre des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, punitifs ou exemplaires, y compris la perte de bénéfices, de clientèle ou d'économies escomptées.

15.2 Plafond. Notre responsabilité totale cumulée découlant des Conditions ou en lien avec elles, quel que soit le fondement juridique, ne peut excéder le total des frais que vous avez payés pour le Service au cours des douze (12) mois précédant immédiatement l'événement générateur de responsabilité, ou 5 000 SEK si ce montant est supérieur.

15.3 Exceptions. Rien dans les Conditions n'exclut ni ne limite la responsabilité d'une partie en cas : (a) de décès ou de dommage corporel ; (b) de faute intentionnelle ou de négligence grave ; (c) de fraude ; (d) d'obligations d'indemnisation d'une partie au titre de la section 14 ; ou (e) de responsabilité ne pouvant être exclue ou limitée en vertu de la loi impérative, y compris la responsabilité de chaque partie envers les personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD (la répartition de la responsabilité en matière de protection des données entre les parties est traitée dans le DPA).

15.4 Votre responsabilité. Pour éviter toute ambiguïté, nous ne sommes pas responsables des pertes résultant de votre propre mauvaise gestion de vos bases de membres ni des sanctions administratives qui vous sont infligées en raison de votre manquement à vos propres obligations de responsable du traitement au titre de la section 8.3, sauf dans la mesure où nous avons contribué au manquement par une violation des Conditions ou du DPA.

16. Force majeure

Organisations. En bref : Aucune partie n'est tenue responsable des défaillances causées par des événements réellement hors de son contrôle, mais le paiement des services déjà fournis reste dû.

Aucune partie n'est responsable d'un défaut ou retard d'exécution (à l'exception des obligations de paiement déjà exigibles) causé par des circonstances échappant à son contrôle raisonnable, y compris catastrophes naturelles, guerre, terrorisme, conflits sociaux, défaillances des infrastructures électriques ou Internet, actes des autorités publiques ou défaillances généralisées de prestataires d'hébergement tiers, sous réserve que la partie affectée notifie l'autre sans retard injustifié et déploie des efforts raisonnables d'atténuation. Si un événement de force majeure persiste plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier l'abonnement concerné, et les frais prépayés pour la période non fournie sont remboursés.

17. Modifications des Conditions

Organisations. En bref : Si nous modifions les Conditions d'une manière qui vous affecte négativement, vous bénéficiez d'un préavis d'au moins 30 jours et du droit de partir avant l'entrée en vigueur de la modification.

Nous pouvons mettre à jour les Conditions de temps à autre. Les modifications substantielles qui vous sont défavorables prennent effet au plus tôt trente (30) jours après la publication d'un avis dans le tableau de bord de chaque administrateur de votre espace de travail, qui enregistre la date à laquelle chacun l'a lu ; les modifications non substantielles (clarifications, corrections typographiques ou modifications exigées par la loi) peuvent prendre effet immédiatement. Si vous n'acceptez pas une modification substantielle défavorable, vous pouvez résilier l'abonnement concerné avec effet à la date d'entrée en vigueur de la modification, et les frais prépayés pour la période postérieure à la résiliation sont remboursés au prorata. La poursuite de l'utilisation après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation.

18. Dispositions générales

Organisations. En bref : Les clauses juridiques habituelles : cession, notifications, divisibilité et le fait que ce document constitue l'intégralité de l'accord.

18.1 Cession. Vous ne pouvez pas céder les Conditions sans notre consentement écrit préalable, lequel ne peut être refusé sans motif raisonnable. Nous pouvons céder les Conditions à une société affiliée ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, à condition que le cessionnaire assume nos obligations et que, s'agissant des Données Client, les protections de la section 8 et du DPA continuent de s'appliquer.

18.2 Notifications. Les notifications juridiques qui nous sont destinées doivent être envoyées à info (at) idbuddy.io ou à notre adresse enregistrée. Les notifications qui vous sont destinées sont publiées dans le tableau de bord de chaque administrateur de votre espace de travail, où le Service enregistre qui les a lues, et sont réputées reçues le jour ouvré suivant. Nous pouvons également écrire à un administrateur par e-mail, et le faisons lorsqu'un avis ne peut attendre la prochaine connexion.

18.3 Divisibilité. Si une disposition des Conditions est jugée illégale, nulle ou inapplicable par un tribunal compétent, elle est réputée non écrite (ou, lorsque cela est possible, adaptée dans la mesure minimale nécessaire pour la rendre applicable), et les autres dispositions demeurent pleinement en vigueur.

18.4 Absence de renonciation. Le fait pour une partie de ne pas faire valoir une disposition ne vaut pas renonciation à son droit de la faire valoir ultérieurement.

18.5 Intégralité de l'accord. Les Conditions constituent, avec le DPA et votre Commande, l'intégralité de l'accord entre les parties concernant le Service et remplacent toutes propositions, ébauches et discussions antérieures. En cas de conflit, l'ordre de priorité est le suivant : (1) le DPA (pour les questions de données personnelles), (2) la Commande, (3) les Conditions. La politique de confidentialité (disponible sur idbuddy.io/privacy) est une notice d'information au sens des articles 13 et 14 du RGPD décrivant la façon dont nous traitons les données personnelles ; il s'agit d'un document distinct qui ne modifie pas la répartition contractuelle des responsabilités prévue par les Conditions ou le DPA.

18.6 Informations commerciales et produit. Les descriptions du Service figurant sur notre site web, dans nos pages FAQ et dans nos supports commerciaux sont fournies à titre d'orientation. Lorsqu'une telle description contredit les Conditions, votre Commande ou le DPA, ces documents prévalent.

18.7 Survie. Les sections 6 à 8, 9.5 et 11 à 19 survivent à la fin du contrat dans la mesure pertinente.

18.8 Langue. Les Conditions, la politique de confidentialité et le DPA sont chacun publiés en anglais, suédois, danois et français. Toutes les versions ont le même contenu ; en cas de divergence entre les versions linguistiques, la version anglaise prévaut dans la mesure permise par le droit applicable.

19. Droit applicable et litiges

Organisations. En bref : Le droit suédois s'applique et les litiges relèvent du tribunal de première instance de Malmö. Mais contactez-nous d'abord : la plupart des questions se règlent rapidement et à l'amiable.

19.1 Droit applicable. Les Conditions sont régies par le droit matériel suédois, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois.

19.2 Juridiction. Tout litige découlant des Conditions ou en lien avec elles est définitivement tranché par les juridictions ordinaires suédoises, le tribunal de première instance de Malmö (Malmö tingsrätt) étant compétent en premier ressort.

19.3 Nous vous encourageons à nous contacter d'abord à info (at) idbuddy.io. La plupart des questions peuvent être résolues rapidement et à l'amiable.

20. Contact

Byte Buddies AB (n° d'immatriculation 559491-4979)

Siège social : Malmö, Suède

E-mail : info (at) idbuddy.io